HOTĂRÂRE nr. 48 din 2 februarie 1998 pentru aprobarea Normelor metodologice privind finanțarea, elaborarea, atribuirea și implementarea, în sistem descentralizat, a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii
Text cu caracter informativ. Numai versiunea publicată în Monitorul Oficial al României este cea oficială.
Comunicările între autoritatea contractantă, pe de o parte, și ofertanți și contractori, pe de altă parte, se fac în scris, utilizând mijloace care permit evidenta transmiterii și primirii acestora. Dacă expeditorul solicita confirmarea de primire, el va indica aceasta în comunicarea lui și va solicita confirmarea de primire de fiecare data când exista un termen limita al comunicării. În toate cazurile, expeditorul va lua toate măsurile pentru asigurarea primirii comunicării.
Contractorii au obligația de a notifica autorității contractante asupra oricăror circumstanțe apărute pe parcursul implementarii programului/proiectului, care pun în pericol finalizarea acestuia, în termenul stabilit sau în limita sumelor alocate. În acest caz, părțile stabilesc prin act adițional la contractul de finanțare, în consultare cu M.C.T., măsurile care se impun, inclusiv încetarea contractului și recuperarea sumelor necheltuite.
Acordul, aprobarea sau avizul M.C
se da de către monitorul de program, atunci când autoritatea contractantă este alta decât M.C.T., și de către ministrul cercetării și tehnologiei, atunci când autoritatea contractantă este M.C.T.
Pentru faza experimentala din anul 1998, M.C.T., prin ordin al ministrului, poate reduce în mod corespunzător toate termenele prevăzute în prezentele norme metodologice.
Prezentele norme metodologice se pot aplica și pentru finanțarea, în condițiile art. 5 din Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii, a oricăror servicii și bunuri necesare M.C.T., cum sunt: servicii de consultanța și expertiza pentru realizarea de studii, analize, monitorizari, evaluări, precum și pentru activități similare ce țin de atribuțiile ministerului în domeniul sau de activitate, pentru evaluarea și controlul conducerii programelor/proiectelor sau a unor părți din acestea, organizarea de seminarii și mese rotunde, acțiuni promotionale, de imagine și diseminare de informații, traduceri și altele asemenea.
Modul de organizare și derulare a procedurilor de selectare a contractorilor se face potrivit Instrucțiunilor de finanțare și implementare, în sistem descentralizat, a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii, care se aproba prin ordin al ministrului cercetării și tehnologiei și se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
Anexa nr. 1
la normele metodologice ------------------------ GLOSAR * autoritatea contractantă - "parte într-un contract de finanțare, care, fie în baza legii, fie în baza unui alt contract de finanțare, legal încheiat, la care a avut calitatea de contractor, finanțează realizarea unui obiectiv, stabilind, în mod univoc, condițiile în care cealaltă parte va realiza contractul ce se încheie în acest scop" (Ordonată Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * avans preliminar - suma reprezentând maximum 30% din tarif și maximum 30% din suma destinată construcției instituționale, pe care autoritatea contractantă o poate acorda în avans, numai după încheierea contractului de finanțare, o singură dată, la cererea contractorului, în vederea inițierii programului/proiectului și elaborării planului strategic și a primului program de lucru; * bugetul proiectelor/subproiectelor - valoarea totală și, după caz, defalcata pe proiecte/subproiecte, a contractelor de finanțare subsidiare pe care conducătorul de program/proiect se angajează, prin contractul de finanțare principal, să le încheie pentru atribuirea conducerii respectivelor proiecte/subproiecte. Bugetul proiectelor/subproiectelor este prevăzut sub acest titlu în specificăția financiară a contractului de finanțare principal în care conducătorul de program/proiect are calitatea de contractor; * caracter de recurenta al unui contract - caracterul unui contract de a prevedea anumite drepturi și obligații, în funcție și subsecvent celor conținute în alt contract anterior încheiat ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * cheltuieli proprii ocazionate de derularea contractului - cheltuieli pentru expertiza, audit financiar, monitorizare, evaluare și altele asemenea, ocazionate de realizarea contractului de finanțare prin care conducătorul de program atribuie conducerea de proiect, prevăzute ca o cota-parte de 1% din valoarea contractului, aflată la dispoziția conducătorului de program; * comanda directă - procedura directa de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica sau al căror obiect cade sub incidența uneia dintre situațiile de procurare din sursa unica. Autoritatea contractantă se adresează, în mod direct, unui singur ofertant și îi atribuie contractul de finanțare, dacă ofertantul satisface cerințele sale la un preț rezonabil; * comitet de evaluare (comitet) - grup format din 5 sau 7 persoane, desemnate de autoritatea contractantă după criterii de competența, multidisciplinaritate, obiectivitate și imparțialitate, în vederea evaluării ofertelor în cadrul unei licitații sau al unor proceduri competitionale simplificate; * comparare de oferte - procedura competitionala simplificata de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica, al căror obiect este un bun sau un serviciu relativ omogen. Selectarea contractorului este efectuată prin compararea ofertelor depuse de cel puțin 3 potențiali contractori desemnați de autoritatea contractantă; * conducere de program/proiect - "activitatea de a controla un program/proiect prin monitorizarea performantelor și prin decizie, în baza unui plan predefinit" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * consultare informala - procedura competitionala simplificata de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica, prin care selectarea contractorului este efectuată de către un comitet de evaluare a ofertelor depuse de 5-7 potențiali contractori desemnați de autoritatea contractantă. Selectarea contractorului se efectuează în urma evaluării globale a aspectelor atât de ordin tehnic, cat și financiar, comitetul de evaluare indicând numai oferta reținută, nu și ierarhia tuturor ofertelor; * contract de finanțare - "contractul încheiat în baza Ordonanței Guvernului nr. 8/1997 , în care una dintre părți, denumita autoritate contractantă, are dreptul și obligația de a impune în mod univoc celeilalte părți, denumita contractor, obiectivele pentru care se face finanțarea și condițiile în care se realizează aceasta finanțare. Contractul de finanțare poate avea o durată de mai mulți ani calendaristici" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare-cadru - contract de finanțare încheiat pe o durată de maximum 2 ani, în vederea procurării unor servicii și bunuri ce trebuie contractate periodic. În baza contractului de finanțare-cadru pot fi încheiate, pe durata acestuia, contracte de finanțare specifice; * contract de finanțare principal - "contractul de finanțare care sta la baza încheierii unui alt contract de finanțare și prin care se conferă contractorului competența de a se constitui autoritate contractantă pentru acest ultim contract" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare subsidiar - "contractul de finanțare încheiat de o autoritate contractantă, în baza obligațiilor pe care aceasta și le-a asumat, în calitate de contractor, printr-un contract de finanțare principal. Contractul de finanțare subsidiar nu poate conține, sub sancțiunea nulității, prevederi care contravin clauzelor contractului de finanțare principal" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare specific - contract de finanțare încheiat în vederea procurării unui serviciu sau a unui bun care face obiectul unui contract de finanțare-cadru; * contractor - "parte într-un contract de finanțare, care, acceptând finanțarea și condițiile asociate acesteia, stabilite de autoritatea contractantă, se obliga să asigure realizarea contractului" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contractor titular - contractor asociat desemnat din rândul și de către contractorii asociați sa îi reprezinte în raporturile cu autoritatea contractantă, inclusiv să efectueze operațiunile de încasări și plati în numele contractorilor asociați. În cazul selectării contractorului prin procedura de licitație, contractorul titular este, de regula, potențialul contractor care a fost inclus în lista scurta a licitației în urma căreia a fost încheiat contractul; * contractori asociați - ofertanți asociați a căror oferta comuna/propunere de proiect comuna a fost acceptată și contractată de către autoritatea contractantă; * evaluare - analiza rezultatelor obținute în timpul și după implementarea programului/proiectului și indicarea unor acțiuni corective, acolo unde este cazul, în vederea obținerii rezultatelor și atingerii obiectivelor prevăzute prin instrumentele de planificare a programului/proiectului; * expert - "persoana fizica sau juridică având cunoștințe, pricepere și specializare într-un anumit domeniu" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * expresie de interes - notificarea interesului de a participa la o licitație, adresată autorității contractante, în forma stabilită de aceasta, fie de către un potențial contractor înscris în registrul central al potențialilor contractori al M.C.T., în urma invitării sale de către autoritatea contractantă, fie de către o altă persoană juridică sau fizica, în urma anunțului autorității contractante privind intenția de a lansa licitația, anunț care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează pe medii de informare specifice domeniului; * licitație - procedura competitionala de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mare, prin care selectarea contractorului este efectuată de către un comitet de evaluare a ofertelor depuse de potentialii contractori preselectati de autoritatea contractantă în lista scurta. Selectarea contractorului se efectuează în urma ierarhizarii ofertelor, conform punctajelor obținute în cadrul celor două etape de evaluare: tehnica și financiară; * lista de rezerva - lista cuprinzând acele propuneri de proiecte care, în urma evaluării, clasificarii și aplicării criteriilor suplimentare de selecție stabilite prin pachetul de informații al programului ar putea fi finanțate, dacă unele propuneri de proiect din lista propunerilor de proiecte care se pot finanta nu pot fi contractate; * lista lungă - lista a potențialilor contractori, alcătuită de autoritatea contractantă în vederea stabilirii listei/listelor scurte de invitare la licitația/licitațiile organizată/e în cadrul și pe durata unui program/proiect. Lista lungă se alcătuiește prin colectarea expresiilor de interes formulate în baza anunțului/anunțurilor privind intenția de a lansa licitația/licitațiile, care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează prin medii de informare specifice domeniului; * lista propunerilor de proiecte care se pot finanta - lista cuprinzând acele propuneri de proiect care, în urma evaluării, clasificarii și aplicării criteriilor suplimentare stabilite prin pachetul de informații al programului pot fi finanțate de autoritatea contractantă în cadrul respectivului program; * lista scurta - lista potențialilor contractori selectați de autoritatea contractantă, pe baza consultării informațiilor din propria lista lungă și din registrul central al contractorilor al M.C.T., pentru a fi invitați să depună oferte în cadrul unei licitații. Lista scurta cuprinde un număr de potențiali contractori suficient de mare pentru a se asigura o competiție efectivă, dar suficient de mic pentru ca efectul de evaluare a celei mai bune oferte sa nu fie disproportionat de mare în raport cu valoarea contractului. * monitorizare - "activitatea de a urmări, a observa, a măsura și a verifica în mod sistematic, precum și de a concepe măsurile adecvate pentru a menține pe calea predefinita o operațiune, un proces sau altele asemenea" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * ofertant - potențial contractor care a depus o ofertă/propunere de proiect; * ofertanți asociați - potențiali contractori asociați care au depus o ofertă comuna/propunere de proiect comuna; * oferta - propunerea tehnica și propunerea financiară asociata acesteia, elaborate de către un potențial contractor, în baza inițiativei primite de acesta de la autoritatea contractantă pentru a participa la licitație sau la o procedură competitionala simplificata; * oferta comuna - oferta unica, elaborata în comun de mai mulți potențiali contractori asociați; * pachet de informații al programului - prezentare detaliată a scopului, obiectivelor, conținutului tematic, a calendarului acțiunilor, bugetelor alocat, precum și a modului de acces la un program, elaborat de către M.C.T. sau, după caz, de către alta autoritate contractantă având calitatea de conducător de program/proiect, în vederea selectării contractorilor (conducătorilor de proiecte) prin procedura de evaluare a propunerilor de proiecte; * panel de evaluatori - grup compus din minimum 3 experți, alcătuit de autoritatea contractantă după criteriul domeniilor de specialitate ale experților, în vederea evaluării uneia sau mai multor propuneri de proiecte; * plan anual - instrument de planificare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru durata unui an bugetar din derularea programului/proiectului, pe baza planului strategic și a sumelor alocate anual programului/proiectului; * planul strategic - principalul instrument de planificare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru întreaga durata a programului/proiectului, pe baza contractului de finanțare; * program de lucru - instrument de programe a implementarii unui program/proiect, pe baza căruia se fundamentează derularea finanțării, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru durata unui trimestru/semestru din derularea programului/proiectului. Programul de lucru detaliază acțiunile necesare realizării obiectivelor din planul strategic; * propunere de proiect - solicitare de finanțare a unui proiect inițial de un potențial contractor, elaborata de către acesta în cadrul tematic și cu respectarea condițiilor indicate prin pachetul de informații al unui program, în scopul de a participa la o competiție de selectare a contractorilor, organizată în cadrul acelui program/proiect prin procedura de evaluare a propunerilor de proiecte; * propunere de proiect comuna - propunere de proiect unica, elaborata în comun de mai mulți potențiali contractori; * propunere financiară - document al ofertei, atasat la propunerea tehnica, prin care potențialul contractor/potentialii contractori asociați furnizează informațiile cerute prin dosarul licitației, în vederea evaluării financiare și completării specificatiei financiare; * propunere tehnica - document al ofertei, elaborat de potențialul contractor/potentialii contractori asociați, în deplina concordanta cu termenii de referința stabiliți de autoritatea contractantă și redactat conform modelelor de organizare și metoda, listei personalului (inclusiv curriculum vitae), prevăzute în dosarul licitației; * raport de consens - document elaborat de panelul de evaluatori, în faza evaluării în panel din cadrul etapelor de evaluare științifică/tehnica și de evaluare a managementului, a oportunității, a impactului și a costurilor propunerii de proiect, prin care se stabilesc notele și, după caz, comentariile în consens ale panelului, pe baza notelor acordate și a comentariilor consemnate anterior, în faza evaluării individuale, de către fiecare evaluator, pentru fiecare propunere de proiect și, în cadrul propunerii, pentru fiecare criteriu evaluat; * raport final de activitate - instrument de monitorizare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect la încheierea implementarii programului/proiectului, pe baza comparării stadiului final obținut cu cel prevăzut prin instrumentele de planificare și programare; * Registrul central de potențiali contractori - registru de evidenta a potențialilor contractori, înființat și ținut la zi de către M.C.T. Registrul central de potențiali contractori se actualizează pe baza informațiilor furnizate de autoritățile contractante și poate fi consultat de acestea în vederea selectării contractorilor; * responsabil de panel - reprezentant al autorității contractante, desemnat de aceasta pentru un panel de evaluatori constituit. Responsabilul de panel răspunde de gestionarea documentelor de lucru ale panelului și asista, din punct de vedere procedural, evaluatorii, fără a influența opiniile și concluziile acestora; * rezerva - suma stabilită de către M.C.T. la nivel de program, care nu poate depăși 15% din bugetul programului și care poate fi utilizata de conducătorii de programe/proiecte numai cu aprobarea prealabilă a M.C.T.; * soluție alternativa - oferta suplimentară care se poate abate de la termenii de referința, în unul sau mai multe puncte, prezentată de către un potențial contractor în cadrul unei licitații; * subcontractor - persoana juridică sau fizica menționată într-un contract de finanțare, către care contractorul poate subcontracta o parte din acel contract, cu aprobarea autorității contractante. Subcontractorul trebuie să îndeplinească criteriile generale de eligibilitate, precum și criteriile specifice de eligibilitate pentru partea din contract care urmează sa îi fie subcontractata; * termeni de referința - document prin care se stabilesc cerințele ce trebuie respectate de potentialii contractori în elaborarea propunerii tehnice, elaborat de către sau prin grija autorității contractante, în vederea atribuirii contractului de finanțare prin licitație, proceduri competitionale simplificate sau prin comanda directă
Anexa nr. 2
la normele metodologice ----------------------- TABEL Instrumente de planificare, programare, monitorizare și evaluare a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii Nivelul Activitatea/Tipul documentului Periodicitatea Ansamblul programelor Planificare și programare ▪ Plan național de cercetare-dezvoltare și inovare multianual ▪ Plan anual de cercetare-dezvoltare și inovare anual Monitorizare și evaluare ▪ Raport anual anual Programul/ proiectul Planificare și programare ▪ Plan strategic1) multianual ▪ Plan anual2) anual ▪ Program de lucru3) trimestrial/semestrial Monitorizare și evaluare ▪ Raport intermediar de activitate4) trimestrial/semestrial ▪ Raport intermediar de evaluare5) trimestrial/semestrial ▪ Raport anual de activitate4) anual ▪ Raport anual de evaluare5) anual ▪ Raport final de activitate4) la sfârșit de program/proiect ▪ Raport final de evaluare5) la sfârșit de program/proiect ▪ Raport independent de evaluare5) ocazional și la sfârșit de program/proiect 1) Planul strategic se elaborează de către conducătorul de program/proiect pentru întreaga durata a programului/proiectului și cuprinde: a) planul operational, prin care sunt descrise principalele activități necesare implementarii programului/proiectului, modul de implementare, termenele pentru atingerea obiectivelor propuse, termenele pentru elaborarea și prezentarea programelor de lucru; ... b) planificarea implementarii programului/proiectului, conținând eșalonarea în timp a principalelor activități și termenele prevăzute, inclusiv pentru anunțarea/organizarea de competitii/licitații; ... c) după caz, descrierea proiectelor/subproiectelor. ... 2) Planul anual se elaborează de către conducătorul de program/proiect pentru durata fiecărui an bugetar din derularea programului/proiectului, pe baza planului strategic și a sumelor alocate anual programului/proiectului. În cazul începerii și încheierii programului/proiectului în cursul unui singur an bugetar, planul strategic coincide cu planul anual. 3) Programul de lucru se elaborează de către conducătorul de program/proiect și detaliază acțiunile necesare realizării obiectivelor din planul strategic, punând accent pe termenele și fondurile necesare pentru realizarea acestora. Programul de lucru evidențiază stadiul realizării programului/proiectului și măsurile ce vor fi întreprinse în perioada pentru care este elaborat. De asemenea, acesta cuprinde o descriere amănunțită a cheltuielilor angajate și efectuate, precum și a cheltuielilor ce urmează a fi angajate și efectuate în perioada pentru care este elaborat. Programul de lucru constituie principalul document pe baza căruia se fundamentează și se aproba derularea finanțării. 4) Raportul de activitate se elaborează de către conducătorul de program/proiect, pe baza comparării stadiului efectiv al programului/proiectului cu stadiul prevăzut prin instrumentele de planificare și programare. În cazul în care conducătorul de program/proiect este autoritate contractantă, raportul de activitate se elaborează pe baza informațiilor conținute în rapoartele de activitate ale proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect, rapoarte, care, la rândul lor, se elaborează de către conducătorii de proiecte/subproiecte. Raportul de activitate descrie activitățile desfășurate în perioada de referința, evidențiază întârzierile și necorelarile apărute în derularea programului/proiectului și cauzele acestora, propune măsuri corective. 5) Raportul de evaluare se elaborează numai de către sau prin grija entitatii care are calitatea de autoritate contractantă în contractul de finanțare, încheiat pentru procurarea serviciilor de conducere de program/proiect. Raportul de evaluare a programului se elaborează de către monitorul de program, iar raportul de evaluare a proiectului se elaborează de către responsabilul de proiect. Raportul independent de evaluare se elaborează de către echipe de evaluatori externi programului/proiectului, alcătuite la solicitarea autorității contractante. Raportul de evaluare se elaborează pe baza comparării rezultatelor efective cu cele planificate, cu accent pe analiza eficacitatii și eficientei utilizării fondurilor. Raportul de evaluare a programului/proiectului se elaborează pe baza informațiilor conținute în rapoartele de activitate ale proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect. În cazul în care conducătorii acestor proiecte/subproiecte sunt, la rândul lor, autorități contractante, raportul de evaluare a programului/proiectului se elaborează și pe baza rapoartelor de evaluare a proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect.
Anexa nr. 3
la normele metodologice ------------------------ SPECIFICAȚIA FINANCIARĂ la contractul de finanțare nr. ... din ... 199 I. Bugetul pentru proiecte/subproiecte1), total: ... II. Tariful pentru conducerea de program/proiect2), total: ... , a) din care: - pentru servicii de asistență tehnică/consultanță necesare conducerii, inclusiv, după caz, științifice: ... ; b) din care: - defalcat pe destinații3): ... III. Construcție instituțională4), total: ... , din care: - defalcat pe destinații3): ... IV. Cheltuieli proprii, ocazionate de derularea contractului5): ... V. Rezervă6): ... VI. Deviz-cadru7), anexă la prezenta specificație financiară. -------------- 1) Se completează numai pentru proiectele/subproiectele pentru conducerea cărora contractorul urmează sa încheie contracte de finanțare subsidiare. Dacă aceste proiecte/subproiecte sunt de tipul definit la art. 1 lit. a) pct. (i) din prezentele norme metodologice, totalul se defalca pe proiecte/subproiecte, conform contractului de finanțare, planului strategic sau programelor de lucru aprobate. 2) În cazul contractelor de finanțare încheiate pentru procurarea serviciilor de conducere și execuție a unui proiect/subproiect situat pe ultimul nivel de detaliere a structurii programului, tariful este bugetul proiectului/subproiectului. 3) Destinatiile sunt cele prevăzute în tabelul nr. 1, care este anexa la normele metodologice aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 401/1997. În cazul construcției instituționale, destinatiile pot fi: cursuri și instruiri (poziția 5.1); calculatoare electronice, echipamente periferice (poziția 7.2); aparatura, birotica și mobilier (poziția 7.3); echipamente pentru cercetare-dezvoltare (poziția 7.1); imagine (pozițiile 4.1-4.5); manifestări (pozițiile 3.1-3.6); alte materiale de informare (poziția 2.4); altele (se specifică). 4) Autoritatea contractantă poate aproba, de la caz la caz, o sumă afectată unor nevoi proprii de construcție instituțională ale contractorului; această sumă nu se adauga tarifului, la compararea ofertelor financiare, cu ocazia atribuirii în sistem competitional a programelor/proiectelor. 5) Se completează numai conform Hotărârii Guvernului nr. 401/1997 și doar în cazul contractelor de finanțare subsidiare, încheiate de către diversi contractori cu o autoritate contractantă care, la rândul ei, este contractor în contractul de finanțare principal, încheiat numai cu M.C.T., din care rezultă necesitatea încheierii respectivelor contracte de finanțare subsidiare. Suma respectiva se regaseste în devizul-cadru la capitolul de deviz "I.2.3. Alte cheltuieli specifice programului". 6) Rezerva este maximum 15% din bugetul programului și poate fi utilizata de către autoritatea contractantă, numai cu aprobarea prealabilă a M.C.T. 7) Se completează conform tabelului nr. 2, care este anexa la normele metodologice aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 401/1997.
Anexa nr. 4
la normele metodologice ----------------------- CONDIȚIILE GENERALE ale contractelor de finanțare Prezentele condiții generale ale contractelor de finanțare, denumite în continuare condiții generale, se aplică contractelor de finanțare de servicii și bunuri, încheiate în scopul elaborării și implementarii, în sistem descentralizat, a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii, finanțate integral sau parțial de la bugetul de stat, din bugetele locale, din credite externe garantate sau contractate de Guvernul României. Părțile contractate la un contract de finanțare, încheiat conform prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii și prezentelor norme metodologice, denumit în continuare contract, au obligația de a respecta condițiile generale care constituie parte integrantă a contractului
Termenele limita se stabilesc în contract fie prin indicarea unei date fixe, fie prin indicarea duratei de la o dată de referința. Exprimarea termenelor prin durata se face în număr de zile sau în număr de luni.
Termenele limita ce se stabilesc prin durata încep să curgă de la începutul zilei următoare datei de referința, în raport cu care se determina aceste termene limita.
Dacă durata este fixată în zile, termenul limita este sfârșitul ultimei zile calendaristice a perioadei respective.
Dacă durata este fixată în luni, termenul limita este sfârșitul zilei care are același număr cu ziua din care termenul limita a început să curgă. În eventualitatea ca ultima luna a unei durate fixate în luni nu are o zi cu același număr cu data la care termenul limita a început să curgă, termenul limita este sfârșitul ultimei zile din luna respectiva.
Dacă termenul limita este într-o zi declarata sărbătoare legală, termenul limita se prelungește până la sfârșitul primei zile de lucru următoare.
Contractorul poate cesiona întregul contract sau o parte din acesta unei terțe părți, numai în baza unui contract de cesionare cu aceasta parte, care poate fi încheiat de către contractor numai după ce a obținut aprobarea în scris, în acest sens, din partea autorității contractante care, în cazul în care nu este M.C.T., obține, în prealabil, acordul M.C.T.
Aprobarea autorității contractante privind cesionarea contractului unor terțe părți nu-l exonereaza pe contractor de obligațiile sale ce decurg din contract.
Dacă contractorul (cedentul) a cesionat contractul fără aprobare, atunci autoritatea contractantă poate, fără o alta înștiințare, să aplice sancțiuni pentru încălcarea prevederilor contractului ori sa rezilieze contractul.
Terta parte (cesionarul) care a preluat contractul sau o parte a acestuia trebuie să corespundă criteriilor de eligibilitate generale și specifice aplicabile potențialilor contractori. (5) Este interzisă cesionarea contractului pentru garantarea creditelor bancare sau a oricăror alte creanțe, sub sancțiunea nulității contractului de cesiune respectiv și a rezilierii contractului și a rambursarii neconditionate a oricăror sume încasate necuvenit, la care se adauga daune interese, stabilite potrivit legii.
Contractorul poate subcontracta numai o parte din contract. Contractorul poate subcontracta numai subcontractorilor menționați în contractul încheiat cu autoritatea contractantă și numai după ce a obținut aprobarea, în scris, în acest sens, din partea autorității contractante.
În vederea obținerii aprobării de a subcontracta, contractorul trebuie să notifice autorității contractante atât părțile de contract pe care intenționează să le subcontracteze, cat și identitatea subcontractorilor, care trebuie, la rândul lor, sa corespundă criteriilor de eligibilitate generale și specifice.
Autoritatea contractantă va pune la dispoziție contractorului, cat mai carand posibil, orice informații și/sau documentații aflate la dispoziția sa, care pot fi relevante pentru realizarea contractului. Aceste documente vor fi returnate autorității contractante la finalizarea contractului.
Contractorului i se cere, dacă prin contract nu s-a stabilit altfel, sa participe, înainte de demararea executării contractului, la scurte sesiuni de informare, organizate de autoritatea contractantă. Modalitățile practice de participare la sesiuni se stabilesc prin înțelegere, de comun acord între autoritatea contractantă și contractor. La aceste sesiuni trebuie să participe, din partea contractorului, directorul de program/proiect și o altă persoană cu responsabilități de conducere în execuția contractului, pe care contractorul i-a desemnat în oferta sa.
Contractorul este dator sa țină o evidenta suficient de clara și de detaliată, din punct de vedere financiar, a activităților derulate în cadrul contractului, inclusiv a numărului de om-zile/om-luna efectuate.
Contractorul furnizează sau, în cazul contractorilor asociați, asigura furnizarea imediata către autoritatea contractantă a tuturor informațiilor referitoare la derularea contractului, pe care aceasta i le solicita. Pe toată durata contractului, precum și pe o perioadă de minimum 3 ani de la încetarea acestuia, contractorul trebuie să permită, în decurs de 10 zile lucrătoare de la primirea unei notificări în acest sens, accesul neingradit al reprezentanților autorității contractante, ai M.C.T., ai Ministerului Finanțelor, ai Curții de Conturi, pentru a controla documentele pe baza cărora se tine evidenta activităților derulate în cadrul contractului. Controlul se efectuează la locul unde aceste documente sunt păstrate de către contractor.
Autoritatea contractantă poate să contracteze o terta parte pentru a realiza o acțiune de monitorizare și, eventual, de evaluare a activităților executate de contractor în cadrul contractului.
Contractorul cooperează total cu terta parte și îi furnizează toate informațiile și documentele cerute în mod rezonabil de aceasta în scopul îndeplinirii sarcinilor.
În cazul nerespectării legilor și actelor normative în vigoare de către contractor sau de către personalul sau, de către subcontractori sau de către personalul acestora ori de către colaboratorii și consultanții contractorului sau ai subcontractorilor, autoritatea contractantă este absolvită de orice răspundere sau efecte care rezultă din aceasta nerespectare, răspunderea fiind preluată în totalitate de către contractor.
Contractorul efectuează serviciile în conformitate cu cele mai bune practici profesionale. În acest scop, el adopta toate măsurile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor specifice ce-i revin, în condiții care conduc la eficienta maxima.
În realizarea obiectului contractului, contractorul trebuie să respecte și să execute instrucțiunile date de către autoritatea contractantă.
În raport cu autoritatea contractantă, contractorul are obligația sa manifeste buna-credința, loialitate, imparțialitate și discretia cuvenită și să respecte regulile și codul de comportament al profesiunii sale.
Contractorul asigura secretul profesional pe durata contractului, precum și după încetarea acestuia. Contractorul are obligația de a nu comunică, în nici o situație, altor persoane sau entități, informații confidențiale aparținând autorității contractante sau obținute de el în baza relațiilor contractuale cu aceasta, cu excepția consimțământului scris al autorității contractante, obținut, în prealabil, în acest sens. De asemenea, contractorul nu va face publice informații și rezultate ale serviciilor efectuate. În plus, contractorul are obligația de a nu folosi, în defavoarea autorității contractante, informațiile primite sau rezultatele studiilor, testelor și cercetărilor efectuate în cursul și în scopul realizării contractului.
Aceste dispoziții sunt aplicabile tuturor subcontractorilor pentru care contractorul este responsabil.
Dacă prin contract sau prin consimțământul scris al autorității contractante nu se prevede altfel, contractorul nu este autorizat sa reprezinte sau sa angajeze răspunderea autorității contractante în raport cu terțe părți. Contractorul trebuie să aducă la cunoștința terților părți aceasta interdicție și să se abțină de la orice formulare sau comportament care ar putea fi greșit înțelese în aceasta privinta
Orice comunicare între părțile contractante privind contractul se face în scris, conform cerințelor prevăzute la art. 39 din prezentele norme metodologice.
Contractorul trebuie să se conformeze dispozițiilor pe care le da autoritatea contractantă pentru toate modurile de comunicare.
Contractorul are obligația sa transmită autorității contractante copii de pe toate comunicările făcute unor terțe părți.
Rezultatele științifice ale cercetărilor, precum și tehnologiile, procesele tehnologice noi, know-how, drepturile și brevetele de invenții, obiectele fizice achiziționate sau realizate pe parcursul derulării contractelor urmează regimul stabilit de autoritatea contractantă, cu acordul M.C.T., cu respectarea prevederilor legale
Contractorul elaborează toate documentele, specificățiile și proiectele tehnice, pe baza unui sistem general acceptat și recunoscut, convenabil autorității contractante, luând în considerare cele mai noi concepte, metode și instrumente de lucru.
Contractorul trebuie să se asigure ca documentele, specificățiile și proiectele tehnice, precum și toată documentația referitoare la achiziționarea de bunuri și de servicii pentru program/proiect sunt pregătite pe o baza impartiala, astfel încât sa promoveze concurenta și competiția.
Contractorul este singurul răspunzător pentru întreprinderea la timp a demersurilor necesare în vederea obținerii aprobărilor, avizelor sau licențelor necesare realizării contractului în concordanta cu reglementările în vigoare.
Autoritatea contractantă sprijină, prin demersurile necesare, obținerea la timp a aprobărilor, avizelor și licențelor și acționează ca acestea sa nu fie abuziv întârziate sau refuzate.
Autoritatea contractantă poate rezilia contractul, fără o notificare prealabilă, dacă contractorul nu reușește, din vina proprie, să obțină aprobările, avizele sau licentele necesare pentru realizarea contractului.
Contractorul se abține de la orice relații care ar putea compromite independenta sa sau pe aceea a personalului sau. Dacă contractorul nu reușește sa mențină o astfel de independenta, autoritatea contractantă poate, fără a prejudicia compensarea daunelor pe care le-a suferit, sa rezilieze contractul
Dacă nu se prevede altfel în contract, serviciile specificate în contract trebuie executate de către personalul al cărui nume apare în lista personalului atribuit contractului, în conformitate cu sarcinile specificate în contract. Nici o modificare nu poate fi facuta fără aprobarea scrisă a autorității contractante. Orice alte modificări făcute fără o astfel de aprobare sunt considerate o încălcare a clauzelor contractuale.
Contractorul are obligația de a asigura, în timp util, o înlocuire cu personal având o calificare și experienta cel puțin echivalentele personalului înlocuit și acceptabile autorității contractante, dacă
decesul, o boala sau un accident survine în cazul unui membru al personalului și duce la imposibilitatea acestuia de a-și continua activitatea
autoritatea contractantă apreciază ca o persoană prevăzută în contract este incompetenta sau inadecvata pentru realizarea sarcinilor sale în cadrul contractului sau prejudiciază în mod evident realizarea, în bune condiții și la timp, a contractului
din motive de forta majoră a devenit necesară înlocuirea unei persoane.
Dacă nu este prevăzut altfel în contract, în cazul în care autoritatea contractantă solicita, în scris, o înlocuire de personal în sensul art. 16 alin. (2) lit. b) din prezentele condiții generale, propunerea contractorului pentru înlocuire trebuie înaintată în termen de o luna de la primirea solicitării de la autoritatea contractantă. Se considera încălcare a contractului, dacă propunerea contractorului nu ajunge la autoritatea contractantă în termen de o luna.
Înlocuirea nu obliga autoritatea contractantă la plata unei remunerari suplimentare, a unor taxe sau costuri, altele decât cele prevăzute în contractul inițial. Contractorul suporta toate costurile suplimentare ocazionate de o astfel de înlocuire.
Contractorul este dator să asigure servicii administrative și logistice corespunzătoare, necesare pentru a efectua serviciile contractate
Contractorul va transmite autorității contractante, în mod regulat, informații privind serviciile efectuate. Autoritatea contractantă poate solicita oricând contractorului informații cu privire la stadiul execuției contractului. În acest sens, în contract se prevăd rapoarte periodice, precum și forma, numărul de exemplare, subiectul și frecventa acestora. În scopul informării autorității contractante cu privire la dificultățile de implementare sau omisiunile tehnice din termenii de referința, contractorul elaborează și transmite acesteia rapoarte speciale.
La finalizarea contractului, contractorul elaborează un raport final de activitate. Prin contract este prevăzut numărul de exemplare în care raportul final de activitate trebuie să fie transmis autorității contractante. Raportul final de activitate trebuie înaintat autorității contractante nu mai târziu de doua luni de la încheierea termenului final contractual.
Într-un anumit program/proiect nu pot fi contractori sau subcontractori, sub sancțiunea nulității contractului, persoanele fizice și juridice care au redactat termenii de referința ai acelui program/proiect ori au participat, în diverse etape, la selectarea contractorilor pentru acel program/proiect.
Timp de 6 luni de la semnarea contractului, contractorul nu poate angaja, sub sancțiunea rezilierii contractului de către autoritatea contractantă, persoane fizice sau juridice care au redactat termenii de referința pentru programul/proiectul ce face obiectul contractului respectiv ori care au participat, în diferite faze, la selectarea contractorilor.
Contractorul și personalul propus de el pentru execuția contractului nu pot fi angajați ai autorității contractante. În termenii prezentului articol, prin personalul autorității contractante se înțelege personalul angajat prin contract pe o durată de timp relevanta.
Dacă nu se prevede altfel prin contract, contractorul începe activitatea de realizare a contractului în termen de 30 de zile de la data la care acesta intră în vigoare.
Dacă contractorul nu reușește sa demareze realizarea contractului în termen de 30 de zile de la intrarea sa în vigoare sau în termenele specificate în contract, autoritatea contractantă poate rezilia contractul.
Dacă contractorul nu reușește să efectueze serviciile în cadrul perioadei de realizare specificată în contract, autoritatea contractantă, fără o notificare prealabilă, are dreptul la o sumă forfetata, cu titlu de penalizare, pentru fiecare zi sau parte de zi scursa de la termenul de finalizare prevăzut în contract sau prelungit, conform celor prevăzute la art. 21 din prezentele condiții generale, până la data reală a finalizarii contractului. Aceasta suma se calculează conform art. 33 alin. (2) din Prezentele condiții generale. Dacă în contract sunt prevăzute mai multe termene contractuale, stabilirea penalitatilor se face pentru fiecare termen nerespectat în parte.
Dacă autoritatea contractantă a devenit indreptatita sa primească valoarea maxima prevăzută conform art. 33 alin. (2) din prezentele condiții generale, atunci ea poate, după anunțarea contractorului, să solicite
rezilierea contractului
efectuarea serviciilor complete pe costul contractorului.
Contractorul poate solicita autorității contractante o prelungire a perioadei de realizare a contractului, dacă el întârzie sau va întârzia în efectuarea contractului din următoarele cauze
servicii suplimentare față de contract sau servicii complementare comandate de autoritatea contractantă
ordine ale autorității contractante care afectează data finalizarii contractului, altele decât cele care se dau pentru a indrepta erori rezultate din vina contractorului
neîndeplinirea obligațiilor contractuale de către autoritatea contractantă
forta majoră.
Contractorul poate solicita, în mod justificat, autorității contractante o perioadă de prelungire a realizării contractului sau a unui anumit termen contractual. Aceasta solicitare se adresează, în scris, cu cel puțin 15 zile înainte de termenul a cărui prelungire se solicita.
Autoritatea contractantă comunică, în scris, contractorului acceptul pentru prelungirea termenului sau respingerea solicitării ca fiind neindreptatita. În cazul în care respingerea solicitării survine după expirarea termenului a cărui prelungire se solicita, acesta se considera prelungit, dar nu mai mult de 5 zile, până la data primirii de către contractor a comunicării scrise prin care autoritatea contractantă îi comunică respingerea prelungirii termenului.
De comun acord cu contractorul și cu acordul prealabil al M.C.T., autoritatea contractantă poate modifica unele clauze contractuale privind serviciile care fac obiectul contractului, în cursul execuției acestuia, având în vedere sa nu se schimbe scopul general al contractului, și poate acorda o compensație corecta contractorului, dacă este necesar.
Costul unor asemenea modificări, determinat prin analogie cu metodele folosite la calcularea costurilor contractului inițial, va fi suportat de autoritatea contractantă, atâta timp cat schimbările îl pot justifica pe deplin. (3) În cazul în care serviciile care urmează a fi efectuate suplimentar, ca urmare a modificărilor efectuate în baza prevederilor art. 22 alin. (1) din prezentele condiții generale, au un volum mai mare, contractorul poate, în baza unei cereri motivate înaintate autorității contractante, sa beneficieze de o prelungire corespunzătoare a perioadei de execuție a contractului.
Dacă nu se prevede altfel în contract, activitatea personalului contractorului se calculează în zile de lucru efective, care sunt justificate prin raportarile transmise autorității contractante de către contractor. Se considera 22 de zile lucrătoare pe o luna calendaristică și 10,5 luni de lucru pe un an calendaristic
Valoarea contractului este suma maxima prevăzută prin contract, la plata căreia este îndreptățit contractorul pentru executarea tuturor activităților prevăzute prin contract.
Plățile efectuate de autoritatea contractantă nu pot depăși sumele prevăzute în specificăția financiară, anexată la contract, nici în total și nici pe capitole de cheltuieli.
Pe parcursul derulării contractului, dacă situația o impune, se pot face realocari numai între proiectele/subproiectele prevăzute în capitolul "Bugetul pentru proiecte/subproiecte" din specificăția financiară, astfel încât suma tuturor realocarilor sa nu depășească 15% din totalul acestui capitol, precum și între categoriile de cheltuieli din cadrul tarifului, astfel încât suma tuturor realocarilor sa nu depășească 15% din tarif.
În lipsa unor prevederi contractuale contrare, autoritatea-contractantă efectuează plățile în conturile bancare ale contractorului, precizate în contract, deschise în numele programului/proiectului.
Sumele prevăzute prin programul de lucru a fi plătite efectiv în cursul perioadei pentru care s-a elaborat programul, care urmează să fie finanțate din cap. I (Bugetul pentru proiecte/subproiecte) și, după caz, din cap. V (Rezerva) din specificăția financiară, se vărsa contractorului de către autoritatea contractantă, în cont separat, operațiunile urmărindu-se distinct.
Se interzice contractorului și personalului sau acceptarea vreunui comision sau a vreunei alocații, reduceri, plati indirecte ori a altor compensații în legătură cu executarea sarcinilor ce le revin în cadrul contractului.
Contractorul poate beneficia, în mod direct sau indirect, de redevențe, prime sau comisioane, care decurg dintr-un drept de proprietate intelectuală sau industriala, obținut de acesta în executarea contractului, numai pe baza acordului exprimat, în scris, de către autoritatea contractantă și cu respectarea legii.
Contractorul este îndreptățit la plata sumelor menționate în eșalonarea plăților, care este anexa la contract, când serviciile efectuate sunt acceptate de către autoritatea contractantă.
Reducerea sumelor pentru servicii neefectuate se face pe baza tarifelor fixate prin contract.
Dacă contractul prevede astfel, contractorul este îndreptățit la plati intermediare, în conformitate cu procedurile, eșalonarea și termenele stipulate în contract.
În vederea efectuării fiecărei plati, contractorul transmite autorității contractante un original și o copie a unei cereri scrise pentru plata, împreună cu documentele justificative corespunzătoare, fără a introduce la plata factura. În vederea decontării sumei solicitate, autoritatea contractantă emite ordin de plată.
Dacă contractul este pe termen scurt - are o durată legală de până la 6 luni calendaristice -, suma plăților intermediare nu poate depăși 80% din tarif; restul de 20% constituie plata finala care se efectuează în condițiile prevăzute la alin. (6) din prezentul articol. Dacă contractul este pe termen lung - are o durată legală mai mare de 6 luni calendaristice -, suma plăților intermediare nu poate depăși 90% din tarif, restul de 10% constituie plata finala care se efectuează în condițiile prevăzute la alin. (6) din prezentul articol. În contract vor fi prevăzute frecventa plăților, rapoartele necesare în acest scop și alte cerințe privind efectuarea plăților.
Plata finala se face după îndeplinirea de către contractor a tuturor obligațiilor sale referitoare la executarea tuturor fazelor sau părților de servicii și numai după ce raportul final de activitate și decontul final au fost înaintate de către contractor și aprobate de către autoritatea contractantă. În plus, plata finala se face numai după ce contractorul, dacă prevederile contractuale o cer, face dovada transferului dreptului de proprietate asupra oricăror bunuri achiziționate sau produse în cadrul contractului către autoritatea contractantă sau către o terta parte, prevăzută în contract ca beneficiar al respectivelor bunuri.
Orice alta suma pe care autoritatea contractantă a plătit-o sau a dispus să fie plătită peste ceea ce contractorul are dreptul, conform contractului, va fi rambursata de contractor autorității contractante în decurs de 30 de zile de la primirea înștiințării în acest sens.
Autoritatea contractantă poate suspenda, în întregime sau parțial, plățile datorate contractorului în cadrul contractului, dacă vreunul dintre următoarele evenimente apare și persista
contractorul nu-și realizează obligațiile contractuale care îi revin în executarea contractului
orice alt eveniment care poate periclita buna execuție a contractului, imputabil contractorului, inclusiv greșelile contractorului, descoperite în timpul controalelor efectuate în conformitate cu art. 6 din prezentele condiții generale.
Contractorul nu este îndreptățit la plata, dacă el este împiedicat, din cauze de fota majoră, să-și îndeplinească obligațiile contractuale. Realizarea doar parțială a oricăror sarcini are drept rezultat plata parțială.
Dacă contractul prevede astfel, se poate acorda, o singură dată, la cererea contractorului, un avans preliminar, în limitele și cu destinația prevăzute la art. 31 din prezentele norme metodologice.
În mod excepțional, dacă contravaloarea unor echipamente și/sau materiale strict necesare realizării contractului, acceptate prin contract să fie finanțate din tarif, depășește valoarea avansului preliminar de 30%, la cererea argumentata a contractorului, autoritatea contractantă poate decide să efectueze plata acelor echipamente și/sau materiale, în contul tarifului și în limitele prevederilor contractuale, suplimentand avansul preliminar până la maximum 50% din tarif. Organizarea procedurii de selecție a furnizorilor pentru asemenea echipamente și/sau materiale revine integral contractorului.
Contractorul utilizează avansul în exclusivitate pentru operațiunile legate de executarea contractului. Dacă contractorul utilizează în alte scopuri avansul sau o parte din acesta, el va deveni dator și bun de plată imediat pentru partea din avans utilizata în alte scopuri.
Alte prevederi privind condițiile de acordare de avansuri vor fi stipulate în contract.
Nu se acordă nici un avans până la semnarea contractului de către ambele părți și transmiterea lui de către contractor autorității contractante.
Eliberarea sumelor solicitate ca avans preliminar, în condițiile prevăzute la art. 27 din prezentele condiții generale, poate fi facuta numai în baza unei scrisori de garanție bancară, a unui bilet la ordin sau a altei garanții echivalente cu valoarea avansului preliminar, emisă de contractor în favoarea autorității contractante.
Contractul va stipula, după caz, modalitățile de constituire a garanțiilor de către contractor, ca o condiție obligatorie pentru a primi avansul preliminar.
Recuperarea avansului preliminar la care se referă art. 27 din prezentele condiții generale se face prin deducerea din plățile intermediare la care se referă art. 26 din prezentele condiții generale. Asemenea deduceri vor fi repartizate pe plățile intermediare într-o asemenea maniera, încât avansul preliminar să fie rambursat, în totalitate, în momentul când totalul sumelor plătite contractorului ajunge la 80% sau, după caz, la 90% din tarif.
În toate cazurile de reziliere, din diferite motive, a contractului, contractorul este obligat sa ramburseze imediat avansurile care depășesc balanța din acel moment.