HOTĂRÂRE nr. 48 din 2 februarie 1998 pentru aprobarea Normelor metodologice privind finanțarea, elaborarea, atribuirea și implementarea, în sistem descentralizat, a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii
Text cu caracter informativ. Numai versiunea publicată în Monitorul Oficial al României este cea oficială.
Criteriile referitoare la eligibilitatea potențialilor contractori se aplică în egala măsura tuturor potențialilor contractori, subcontractorilor, precum și tuturor potențialilor contractori asociați la o ofertă comuna/propunere de proiect comuna.
Îndeplinesc criteriile generale de eligibilitate toate persoanele fizice și juridice române, legal constituite, care nu se afla în una dintre următoarele situații
sunt declarate, conform legii, în stare de incapacitate de plată
plățile/conturile le sunt blocate conform unei hotărâri judecătorești
se fac vinovate de declarații inexacte, cu rea-credința, cu privire la informațiile solicitate de autoritatea contractantă, în vederea selectării contractorilor
au încălcat în mod grav, cu rea-credința, prevederile unui alt contract de finanțare încheiat anterior cu o autoritate contractantă.
Potențialul contractor certifica, prin declarație scrisă pe propria răspundere și, dacă i se cere, face dovada către autoritatea contractantă că nu se afla în nici una dintre situațiile prevăzute la art. 11 din prezentele norme metodologice.
Criteriile specifice de eligibilitate sunt stabilite de către autoritatea contractantă prin: a) termenii de referința și instrucțiunile pentru ofertanți, în cazul în care procedura de selectare a contractorilor utilizata este licitația sau una dintre procedurile competitionale simplificate; sau
pachetul de informații al programului, în cazul în care procedura de selectare a contractorilor utilizata este evaluarea propunerilor de proiecte.
În cazul propunerilor de proiecte de cercetare-dezvoltare, un criteriu specific de eligibilitate a potențialilor contractori este
în cazul persoanelor juridice, activitatea de cercetare-dezvoltare trebuie să fie prevăzută în obiectul lor de activitate stabilit potrivit legii
în cazul persoanelor fizice, acestea trebuie să fie autorizate, în condițiile legii, sa desfășoare activitate de cercetare-dezvoltare.
Potentialii contractori au obligația să prezinte autorității contractante documentele cerute de aceasta, în scopul de a face dovada îndeplinirii criteriilor generale și specifice de eligibilitate.
Evidenta potențialilor contractori se organizează de către M.C
care înființează, în acest scop, un registru central de potențiali contractori.
Într-un anumit program/proiect nu pot fi contractori, subcontractori sau contractori asociați la o ofertă comuna/propunere de proiect comuna, sub sancțiunea nulității contractului de finanțare, persoanele juridice și fizice care au redactat termenii de referința pentru acel program/proiect ori au participat, în diverse etape, la selectarea contractorilor pentru acel program/proiect.
Pe o durată de 6 luni după semnarea contractului de finanțare, contractorul nu poate angaja, sub sancțiunea rezilierii contractului de finanțare de către autoritatea contractantă, persoane juridice și fizice care au redactat termenii de referința pentru programul/proiect ce face obiectul contractului respectiv ori au participat, în diferite faze, la selectarea contractorilor pentru acel program/proiect.
Selectarea contractorilor prin licitație se efectuează în cazurile prevăzute la art. 7 lit. a) din prezentele norme metodologice.
În cazul unor contracte de finanțare de valoare relativ mica, autoritatea contractantă poate decide, cu acordul prealabil al M.C.T., selectarea contractorilor prin proceduri competitionale simplificate sau stabilirea contractorului prin procedura atribuirii în mod direct a contractului de finanțare.
În funcție de valoarea contractului de finanțare, selectarea contractorilor prin proceduri competitionale simplificate și stabilirea contractorului în mod direct pot fi făcute astfel
prin consultare informala - pentru contracte cu o valoare de peste 50 milioane lei și până la 150 milioane lei inclusiv
prin comparare de oferta - pentru contracte cu o valoare de până la 50 milioane lei inclusiv
prin atribuire în mod direct - pentru contracte cu o valoare de până la 15 milioane lei inclusiv.
Este obligatorie asigurarea necesarului de servicii sau de bunuri la nivel rezonabil previzibil pe durata anului bugetar. Pe de altă parte, este interzisă fragmentarea unei achiziții, în vederea utilizării unor proceduri simplificate, a atribuirii directe sau în scopul atribuirii directe, în mod repetat, a contractelor de finanțare aceluiași ofertant/furnizor.
Organizarea și derularea licitațiilor pentru selectarea contractorilor trebuie să respecte următoarele cerințe
Licitațiile pentru selectarea contractorilor se organizează de către autoritatea contractantă, de regula, ca licitații restrânse. În cazul licitației restrânse, autoritatea contractantă adresează invitația de a depune oferte unui număr de potențiali contractori suficient de mare, pentru a se asigura o competiție efectivă, dar suficient de mic, pentru ca efortul de evaluare a celei mai bune oferte sa nu fie disproportionat de mare în raport cu valoarea contractului de finanțare. Lista lungă, lista scurta b) Autoritatea contractantă are obligația identificarii potențialilor contractori și înscrierii lor în lista lungă a potențialilor contractori, aferentă programului/proiectului, precum și obligația stabilirii listei scurte, după cum urmează: (i) lista lungă cuprinde potentialii contractori identificati prin consultarea Registrului central de potențiali contractori, precum și prin colectarea expresiilor de interes formulate în urma anunțului autorității contractante privind intenția de a lansa licitația, anunț care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează prin medii de informare specifice domeniului; (îi) numărul potențialilor contractori cărora li se adresează invitația de a depune oferte, stabilit potrivit celor prevăzute la lit. a) din prezentul articol, și lista acestora, denumita lista scurta, se stabilesc de către autoritatea contractantă, cu avizul entitatii care autorizeaza, în temeiul contractului de finanțare principal, utilizarea fondurilor de către autoritatea contractantă care organizează licitația; (iii) selectarea potențialilor contractori pentru lista scurta se efectuează pe baza criteriilor de eligibilitate generale și specifice și, în final, prin evaluarea nivelului de competența pe care potentialii contractori îl invoca și, după caz, îl probează în conducerea de program/proiect și, după caz, în domeniul realizării/execuției proiectului, în funcție de obiectul respectivului contract de finanțare. Evaluarea trebuie realizată în condiții de competența, multidisciplinaritate, obiectivitate și imparțialitate. Dosarul licitației c) Potentialii contractori selectați primesc, prin grija autorității contractante, o dată cu invitația de a participa la licitație, toate informațiile necesare în vederea pregătirii ofertei, respectiv: termenii de referința aprobați pentru programul/proiectul în cauza, precum și informații, intructiuni, reguli și condiții, a căror respectare este obligatorie pentru contractor atât în cursul pregătirii și derulării licitației, cat și pe parcursul executării contractului de finanțare, sub sancțiunea respingerii ofertei sau, după caz, sub sancțiunea rezilierii contractului de finanțare de către autoritatea contractantă
Dosarul-standard al licitației cuprinde următoarele documente: (i) invitație la licitație, inclusiv lista scurta, care cuprinde toți ofertanții invitați la licitație; (îi) instrucțiuni pentru ofertanți; (iii) model de contract de finanțare, care include: (a') termenii de referința - anexa A la contractul de finanțare; (b') model de organizare și metoda - anexa B la contractul de finanțare; (c') model de lista a personalului și model de curriculum vitae - anexa C la contractul de finanțare; (d') model de specificăție financiară, prevăzut în anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice, model de deviz și model de eșalonare a plăților - anexa D la contractul de finanțare; (e') condiții generale ale contractelor de finanțare - anexa E la contractul de finanțare, prevăzute în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice
Autoritatea contractantă are sarcina de a transmite dosarul licitației în același timp, de regula, prin curier sau prin scrisoare recomandată, tuturor potențialilor contractori selectați din lista scurta. Invitația la licitație trebuie să specifice și termenul limita pentru primirea ofertelor. Termenul limita de primire a ofertelor nu va fi, de regula, mai mic de patru săptămâni și poate fi mai mare, în funcție de complexitatea serviciilor care urmează a fi furnizate
Potentialii contractori pot solicita, în scris, clarificări sau informații referitoare la dosarul licitației, cu maximum 15 zile înainte de termenul limita pentru primirea ofertelor. Răspunsul scris al autorității contractante se transmite tuturor potențialilor contractori selectați din lista scurta, menționându-se care dintre aceștia a solicitat clarificarea sau informația respectiva
Orice modificare facuta în dosarul licitației de către autoritatea contractantă, înainte de termenul limita pentru primirea ofertelor, trebuie comunicată de către aceasta neîntârziat, în scris, tuturor potențialilor contractori cărora le-au fost furnizate documentele licitației. De asemenea, trebuie comunicată orice prelungire a termenului limita pentru primirea ofertelor, pe care autoritatea contractantă poate considera necesară sa o acorde, pentru a permite luarea în considerare a modificărilor. Oferta h) Oferta este formată din două documente: o propunere tehnica și o propunere financiară. Propunerea tehnica se elaborează în totală concordanta cu termenii de referința stabiliți de autoritatea contractantă și se redactează conform documentelor prevăzute la art. 22 lit. d) pct. (iii) subpct. (b') și (c') din prezentele norme metodologice, astfel încât, în cazul atribuirii contractului de finanțare, să se poată constitui anexele B și C la acesta. În cadrul propunerii financiare, potentialii contractori furnizează informațiile cerute prin dosarul licitației în vederea evaluării financiare și prezintă calculele necesare pentru completarea specificatiei financiare. Valorile se exprima în lei. Rezerva prevăzută în specificăția financiară se stabilește de către M.C
prin contractele de finanțare în care acesta este autoritate contractantă; aceasta rezerva este de maximum 15% din bugetul programului și poate fi utilizata de conducătorii de programe/proiecte numai cu aprobarea prealabilă a M.C
În limita uni plafon stabilit de M.C
la nivel de program, autoritatea contractantă poate aloca, în funcție de program/proiect, o sumă destinată unor nevoi proprii de construcție instituțională ale contractorului
Oferta trebuie semnată de ofertant sau de o persoană imputernicita a acestuia
Oferta și toate celelalte documente necesare trebuie să fie întotdeauna ambalate într-un pachet închis și sigilat, astfel încât acesta sa nu se desfaca și sa nu permită o violare nedetectabila a conținutului, sub sancțiunea refuzului de către autoritatea contractantă de a inregistra oferta, refuz ce se comunică de îndată ofertantului, în scris și pe orice alta cale disponibilă, în mod rezonabil. Unicitatea ofertei, soluția alternativa k) Fiecare potențial contractor depune o singura oferta
Potentialii contractori pot depune, în plus, și o ofertă care se abate de la termenii de referința, în unul sau mai multe puncte, ca o soluție alternativa. Soluția alternativa trebuie prezentată separat, într-un alt pachet închis și sigilat, pe care se menționează "soluție alternativa". Oferta comuna, ofertanții asociați, contractorul titular, contractorii asociați m) Mai mulți potențiali contractori pot depune o ofertă comuna. Cel puțin unul dintre ei trebuie să figureze în lista scurta. Oferta trebuie să fie unica, în vederea atribuirii unui singur contract de finanțare. Toți potentialii contractori, împreună și în parte, trebuie să fie eligibili și trebuie să semneze oferta; fiecare dintre aceștia își asuma obligația pentru oferta prezentată în comun și răspunde pentru orice consecințe ale viitorului contract de finanțare. Ofertanții asociați la o ofertă comuna desemnează din rândul lor pe acela care, în cazul atribuirii contractului de finanțare, îi va reprezenta în raporturile cu autoritatea contractantă, în calitate de contractor titular, efectuand și operațiunile de încasări și plati în numele contractorilor asociați. Termenul de depunere a ofertei, înregistrarea ofertei n) Oferta trebuie să fie primită de autoritatea contractantă la adresa și până la termenul de depunere stabilite în invitația la licitație. Ofertantul își asuma riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forta majoră. Autoritatea contractantă poate să prelungească, în mod excepțional, conform voinței proprii, termenul de depunere a ofertei. Prelungirea trebuie notificată tuturor ofertanților în același mod în care s-a transmis invitația la licitație. La primirea ofertelor, pachetele se înregistrează în ordinea de sosire a acestora. Numărul de înregistrare, data și ora sosirii se înscriu și pe pachet. Modificarea ofertei, retragerea ofertei o) Orice ofertant își poate modifica sau retrage oferta înainte de termenul limita pentru depunerea ofertei, cu condiția ca notificarea scrisă a fiecărei modificări sau a retragerii să fie confirmată de către autoritatea contractantă înainte de acest termen. Retragerea este necondiționată și nu mai permite accesul la procedura de licitație. Notificările modificărilor trebuie întocmite, închise, marcate, impachetate și expediate la fel ca oferta inițială. Pe pachet se face mențiunea ca el conține modificarea ofertei inițiale. Perioada de valabilitate a ofertei p) Ofertanții au obligația de a menține oferta valabilă pe toată perioada fixată de autoritatea contractantă în instrucțiunile pentru ofertanți. Orice oferta valabilă pentru o perioadă mai scurta poate fi respinsă. În circumstanțe excepționale, înainte de expirarea perioadei inițiale de valabilitate a ofertei, autoritatea contractantă poate solicita ofertanților extinderea perioadei de valabilitate. Ofertanților care sunt de acord nu li se solicita și nu li se permite să-și modifice ofertele. Ofertantul câștigător trebuie să își mențină oferta pentru o perioadă de maximum 90 de zile de la primirea notificării transmise lui, privind acest rezultat. Instrucțiunile pentru ofertanți stabilesc perioada exactă de valabilitate a ofertei. Comitetul de evaluare q) În vederea evaluării ofertelor, autoritatea contractantă numește un comitet de evaluare, denumit în continuare comitet, care trebuie să respecte următoarele cerințe: (i) numărul membrilor comitetului este de 5 sau 7 M.C
poate desemna oricând un reprezentant, fie ca membru al comitetului, fie ca observator la lucrările acestuia; (îi) comitetul funcționează cu o majoritate simpla din numărul membrilor. Membrii comitetului își aleg, dintre ei, președintele prin vot deschis. Secretar al comitetului este unul dintre membrii acestuia, desemnat de președinte prin consultare cu ceilalți membri ai comitetului; (iii) fiecare membru al comitetului semnează o declarație de imparțialitate. Orice membru al comitetului care constata ca este susceptibil de partinire față de vreunul dintre ofertanți trebuie să declare imediat despre aceasta, în scris, și să se retragă din comitet. Evaluarea ofertelor r) Evaluarea ofertelor se face pe baza punctajului, acordat de către fiecare membru al comitetului, prin care se apreciază măsura în care fiecare dintre oferte răspunde criteriilor de selecție stabilite de către comitet înaintea deschiderii ofertelor. Se punctează separat propunerea tehnica și, ulterior, propunerea financiară, acesteia din urma atribuindu-i-se, de regula, un coeficient de importanța de 0,3 în punctajul final. Rezultatul evaluării se consemnează într-un proces-verbal semnat de toți membrii comitetului
În cazul unor diferențe mari de evaluare, autoritatea contractantă poate decide o noua evaluare, efectuată, în mod separat, de 3-5 evaluatori, numiți de autoritatea contractantă, alții decât membrii comitetului; în final, autoritatea contractantă analizează rezultatele ambelor evaluări și decide asupra adoptării unuia dintre rezultate. Anularea licitației t) Autoritatea contractantă poate, înaintea selectării contractorului, fără asumarea nici unei obligații față de ofertanți, sa anuleze procedura licitației. În cazul anulării licitației, autoritatea contractantă comunică, în scris, tuturor ofertanților încetarea obligațiilor asumate de aceștia prin ofertele depuse. Nici un ofertant nu poate fi îndreptățit sa primească compensații. Licitația poate fi anulată în una dintre următoarele situații: (i) dacă nici o ofertă nu satisface criteriile de selecție; (îi) dacă obiectivele, datele tehnice sau datele economice, cuprinse în dosarul licitației transmis potențialilor contractori, nu mai sunt în mod semnificativ de actualitate; (iii) dacă, din motive de respectare a unor drepturi exclusive stabilite ca atare potrivit legii, serviciile pot fi furnizate numai de un anumit ofertant; (iv) dacă circumstanțe excepționale afectează procedura de licitație sau este imposibila contractarea; (v) dacă fiecare oferta depășește resursele alocate pentru contract; (vi) dacă ofertele primite conțin nereguli serioase față de evoluția normală a pieței; (vii) dacă nu s-a putut asigura un nivel competitiv satisfăcător; (viii) dacă programul/proiectul a fost anulat; (ix) dacă nu au fost respectate condițiile de corectitudine a competitiei. Selectarea contractorului u) Selectarea contractorului se face în baza deciziei comitetului, consemnată în procesul-verbal semnat de toți membrii comitetului, pentru oferta clasata cel mai bine în ierarhia stabilită conform punctajului obținut sau, în cazul prevăzut la lit. s) din prezentul articol, în baza rezultatului adoptat de autoritatea contractantă. Contactarea v) Contractarea este precedată, de regula, de negocierea contractului de finanțare
Proiectul contractului de finanțare este completat și, cu acordul scris al M.C.T., este semnat de către autoritatea contractantă și de contractor, în trei exemplare originale. Câte un exemplar original al contractului de finanțare este păstrat, timp de 3 ani, de către M.C.T., autoritatea contractantă și de către contractor
În caz de esec în încheierea contractului de finanțare cu primul clasat, contractul poate fi încheiat cu următorul ofertant clasat, cu care este posibila încheierea contractului. Comunicarea rezultatului y) După închiderea procedurii de evaluare a ofertelor și de atribuire a contractului de finanțare, ofertanții ale căror oferte nu au fost reținute sunt informati, în scris, asupra identității celui căruia i s-a atribuit contractul; autoritatea contractantă nu are obligația sa motiveze ofertanților rezultatul licitației
Sunt interzise următoarele: (i) furnizarea de informații susceptibile sa influenteze rezultatele licitației către unii dintre ofertanți, în fazele de licitație anterioare atribuirii contractului de finanțare, de către persoanele implicate oficial, direct sau indirect, în organizarea licitației; (îi) organizarea de licitații fără fonduri alocate.
Selectarea contractorilor prin proceduri competitionale simplificate se efectuează în cazurile prevăzute la art. 7 lit. a) și cu respectarea condițiilor privind valoarea contractului de finanțare, precizate la art. 21 lit. a) și b) din prezentele norme metodologice, astfel
Procedura prin consultare informala: (i) se poate aplica pentru procurarea de servicii și bunuri care sunt prevăzute într-un program de lucru deja aprobat și, de regula, când obiectul contractului nu este foarte complex; (îi) presupune consultarea ofertelor a 5-7 potențiali contractori eligibili, elaborate pe baza termenilor de referința pregatiti de autoritatea contractantă; evaluarea ofertelor se face prin luarea în considerare, în mod global, a aspectelor de ordin tehnic și a celor de ordin financiar, de către un comitet de evaluare format din 3-5 membri, constituit în acest scop de către autoritatea contractantă; spre deosebire de licitația restrânsă, comitetul de evaluare indica numai oferta reținută, nu și ierarhia tuturor ofertelor
Procedura prin comparare de oferte: (i) se poate aplica pentru servicii și bunuri care sunt incluse într-un program de lucru cuprins într-un plan strategic aprobat, dacă M.C
și-a dat acordul pentru utilizarea acestei proceduri de selecție și, de regula, când obiectul contractului de finanțare este un bun sau un serviciu relativ omogen, iar criteriul de evaluare este relativ simplu de cuantificat; (îi) presupune elaborarea de către autoritatea contractantă a termenilor de referința și transmiterea cererilor de oferta la minimum 3 ofertanți, solicitând oferte scrise de la aceștia și precizând termenul limita pentru primirea ofertelor; selectarea contractorului se decide nemijlocit de către autoritatea contractantă, prin alegerea ofertei care satisface cel mai bine cerințele prevăzute în termenii de referința.
Pentru procurarea unor servicii și bunuri ce trebuie contractate periodic, cum sunt cele de expertiza financiară, cele de informare publică și altele asemenea, M.C
sau alta autoritate contractantă poate selecta contractori prin licitații. În aceste cazuri, finanțarea se face pe bază de contracte de finanțare-cadru cu o durată de maximum 2 ani. Contractul de finanțare-cadru se atribuie pe baza criteriilor tehnice specifice uzuale, precum și prin compararea tarifelor unitare, a condițiilor de plată și a termenelor maxime de răspuns la solicitarea M.C.T./autorității contractante. Pentru procurarea, la un moment dat, a oricărui serviciu sau bun dintre cele care fac obiectul contractului de finanțare-cadru, M.C
autoritatea contractantă poate opta pentru atribuirea contractului de finanțare specific direct contractorului cu care a încheiat contractul de finanțare-cadru, dacă valoarea contractului de finanțare specific nu depășește limita valorică stipulată la art. 21 lit. b) din prezentele norme metodologice.
Selectarea contractorilor prin procedura evaluării propunerilor de proiecte, prevăzută la art. 5 lit. c) din prezentele norme metodologice, trebuie să respecte următoarele cerințe: Deschiderea competițiilor a) Competitiile pentru selectarea contractorilor prin evaluarea propunerilor de proiecte se organizează de către autoritatea contractantă, conform eșalonării în timp prevăzute în planul strategic și în documentele insotitoare ale programului, și sunt deschise tuturor persoanelor juridice și fizice care îndeplinesc criteriile de eligibilitate generale și specifice
Autoritatea contractantă are obligația de a face publică deschiderea competițiilor printr-un anunț privind cererea de propuneri de proiecte la programele de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii, care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează prin alte mijloace de informare în masa și prin medii de informare specifice domeniului. Anunțul are următoarea structura-cadru: (i) denumirea și, după caz, acronimul programului; (îi) scopul și obiectivele programului, durata și bugetul alocat; (iii) condițiile de finanțare; (iv) categoriile de proiecte care pot fi finanțate; (v) criteriile de eligibilitate a ofertanților; (vi) data limita de primire a propunerilor de proiecte, data de anuntare a rezultatelor competitiei, data limita de primire a contestațiilor; (vii) adresa poștală la care trebuie depuse propunerile de proiecte; telefon, fax și, după caz, adresa pentru posta electronică și pagina de difuzare a informatiei prin INTERNET, la care se oferă informații suplimentare. Pachetul de informații al programului c) Autoritatea contractantă furnizează solicitanților, la cerere, contra cost, pachetul de informații aprobat al programului, care are următoarea structura-cadru: (i) prezentarea programului, care include scopul, obiectivele și conținutul, tematic, calendarul acțiunilor și bugetul alocat; (îi) instrucțiuni privind condițiile și modul în care se poate solicita și obține finanțarea în cadrul programului, care cuprind: (a') criterii de eligibilitate a ofertanților; (b') categorii de proiecte/activități/acțiuni care pot fi finanțate; (c') instrucțiuni de elaborare și prezentare a propunerilor de proiecte, inclusiv formularele de propunere de proiect; (d') criterii și mod de evaluare și selectare a propunerilor de proiecte; (e') modelul de contract de finanțare, proceduri de contracte; (f') puncte de contact; Propunerea de proiect d) Propunerea de proiect trebuie să se încadreze în conținutul tematic al programului și să respecte condițiile indicate prin pachetul de informații al programului
Propunerea de proiect trebuie semnată de ofertant sau de o persoană imputernicita a acestuia
Transmiterea, primirea, retragerea și modificarea propunerii de proiect se fac conform normelor prevăzute pentru oferte, în cazul licitațiilor, la art. 22 lit. j), n) și o) din prezentele norme metodologice. Pregătirea propunerilor de proiecte pentru evaluare g) Autoritatea contractantă grupează propunerile de proiecte în funcție de conținutul tematic și de domeniile de specialitate referitoare la acestea. Pe aceasta baza, se stabilesc numărul de evaluatori și domeniile de specialitate ale acestora, necesare în scopul evaluării propunerilor. Panelurile de evaluatori h) În vederea evaluării propunerilor de proiecte și pe baza informațiilor determinate conform celor prevăzute la art. 25 lit. g) din prezentele norme metodologice, autoritatea contractantă constituie panelurile de evaluatori, denumite în continuare paneluri, cu respectarea următoarelor cerințe: (i) fiecare propunere de proiect trebuie să fie examinata de cel puțin 3 evaluatori; (îi) componenta fiecărui panel trebuie să asigure evaluarea propunerilor în condiții de competența, multidisciplinaritate, obiectivitate; (iii) fiecare evaluator semnează o declarație de imparțialitate, confidențialitate și competența; oricare evaluator care constata, pe parcursul etapelor de evaluare prevăzute la art. 25 lit. l) din prezentele norme metodologice, ca este susceptibil de partinire față de vreunul dintre ofertanți sau că nu are competența de a evalua o anumită propunere de proiect trebuie să declare despre aceasta, în scris, autorității contractante, căreia îi revine obligația de a lua măsurile necesare de înlocuire
Pentru fiecare panel constituit, autoritatea contractantă desemnează un reprezentant al său ca responsabil de panel, care: (i) asista pe evaluator din punct de vedere procedural, fără a influența opiniile și concluziile acestora; (îi) răspunde de gestionarea documentelor de lucru ale panelului
M.C
poate desemna oricând un reprezentant ca observator la lucrările panelului. Evaluarea propunerilor de proiecte k) În cadrul fiecărui panel și pentru propunerile de proiecte repartizate panelului de către autoritatea contractantă, evaluarea propunerilor de proiecte se face conform criteriilor de evaluare generale și specifice, stabilite prin pachetul de informații al programului
Evaluarea propunerilor de proiecte se realizează în doua etape: (i) evaluarea științifică/tehnica; (îi) evaluarea managementului, a oportunității, a impactului și a costurilor propunerii de proiect
În cadrul fiecărei etape, evaluarea se desfășoară în doua faze: (i) faza evaluării individuale, în care, pentru fiecare propunere de proiect repartizata panelului, fiecare evaluator din panel acorda pentru fiecare criteriu examinat în etapa respectiva o nota și, după caz, consemnează un comentariu atasat notei; (îi) faza evaluării în panel, în care, pentru fiecare propunere de proiect repartizata panelului, evaluatorii din panel elaborează un raport de consens privind atât notele, cat și comentariile; propunerile de proiecte pentru care panelul nu poate ajunge la consens se evalueaza de către un alt panel, iar în cazul în care nici acesta nu poate ajunge la consens, se înregistrează media aritmetica a notelor individuale și comentariile consemnate de fiecare evaluator al propunerii din ambele paneluri
În prima etapa, autoritatea contractantă asigura ca evaluatorii sa nu cunoască identitatea ofertanților ale căror propuneri le examinează
Propunerea de proiect, a carei nota generală de consens în prima etapa se situeaza sub limita cerută de criteriile de selectare, stabilite prin pachetul de informații al programului, se considera respinsă și nu este evaluată în etapa a doua. Clasificarea propunerilor de proiecte p) Conform rezultatelor evaluării din cele doua etape, panelurile de evaluatori încadrează propunerile de proiecte în clasele stabilite prin pachetul de informații al programului
Pe baza acestei clasificari, autoritatea contractantă alcătuiește lista propunerilor de proiecte care se pot finanta și lista de rezerva, aceasta din urma conținând acele propuneri de proiecte care ar putea fi finanțate, dacă unele propuneri de proiecte din prima lista nu pot fi contractate. Autoritatea contractantă transmite M.C
cele doua liste, împreună cu raportul de evaluare, în vederea obținerii acordului. Comunicarea rezultatelor r) În baza acordului obținut de la M.C.T., autoritatea contractantă comunică, în scris, fiecărui ofertant dacă propunerea sa de proiect a fost sau nu acceptată la finanțare sau dacă a fost reținută pe lista de rezerva. Soluționarea contestațiilor s) Contestațiile se depun sau se transmit la autoritatea contractantă, în forma scrisă, în termenul stabilit prin anunțul privind cererea de propunere de proiecte
Rezolvarea contestațiilor se face de către autoritatea contractantă, pe baza consultării rezultatelor clasificarii propunerilor de proiecte care fac obiectul contestațiilor și, după caz, pe baza revizuirii evaluării. În cazul în care concluziile revizuirii impun modificarea listelor prevăzute la lit. q) din prezentul articol, autoritatea contractantă efectuează modificările numai cu acordul prealabil al M.C
și transmite de îndată acestuia listele modificate, cu menționarea modificărilor efectuate și a datei de efectuare a modificărilor
Rezultatele contestațiilor se comunică de către autoritatea contractantă, în scris, celor implicați. Contractarea v) În termenele prevăzute de calendarul activităților programului, autoritatea contractantă și contractorii selectați completează și semnează contractele de finanțare, conform modelului de contract de finanțare și precizărilor din pachetul de informații al programului. Contractarea este precedată, de regula, de negocierea contractului de finanțare obligatorie în cazul propunerilor de proiect la care evaluatorii au stabilit ca sunt necesare unele modificări ale conținutului tehnic.
Cu acordul prealabil al M.C.T., pot fi atribuite contracte de finanțare în mod direct, independente de valoarea acestora, în una dintre situațiile următoare de procurare din sursa unica
serviciile pot fi furnizate doar de un singur ofertant care are drepturi exclusive asupra acestora, cum ar fi lucrările sub protecția drepturilor de proprietate intelectuală
programul/proiectul care urmează a fi contractat este într-un domeniu special și poate fi condus doar de o anumită instituție, societate, organizație etc.
la licitația restrânsă repetată a participat un singur ofertant, care a îndeplinit condițiile generale și specifice de eligibilitate și a cărui oferta corespunde cerințelor formulate de autoritatea contractantă
la evaluarea ofertelor s-a constatat ca o singura oferta corespunde cerințelor formulate de autoritatea contractantă
contractul de finanțare are ca obiect o extindere a unor servicii sau activități aflate în derulare
în cazul unor circumstanțe stabilite prin hotărâre a Guvernului.
În situația sursei unice prevăzute la art. 26 din prezentele norme metodologice, precum și în cazul contractelor de finanțare de valoare relativ mica, prevăzut la art. 21 lit. c) din prezentele norme metodologice, contractul de finanțare poate fi atribuit, în mod direct, unui ofertant care satisface cerințele prevăzute în termenii de referința, la un preț rezonabil.
În contractele de finanțare a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii se prevăd condițiile de efectuare a plăților.
În cadrul contractelor de finanțare, derularea finanțării se efectuează pe baza informațiilor financiare conținute în instrumentele de planificare, programare, monitorizare și evaluare, prevăzute la art. 9 din prezentele norme metodologice.
Planul strategic, planul anual și programele de lucru ale contractorilor, menționate în anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice, devin aplicabile numai după aprobarea lor de către autoritatea contractantă.
După încheierea contractelor de finanțare se poate acorda, o singură dată, la cererea contractorului, un avans preliminar reprezentând maximum 30% din tarif, în vederea inițierii programului/proiectului și elaborării planului strategic și a primului program de lucru.
Eliberarea sumelor solicitate ca avans preliminar, în limita prevăzută la art. 31 din prezentele norme metodologice, poate fi facuta numai în baza unei garanții constituite de contractor în favoarea autorității contractante.
În mod excepțional, dacă contravaloarea unor echipamente și/sau materiale strict necesare realizării contractului de finanțare, acceptate prin contract să fie finanțate din tarif, depășește valoarea avansului preliminar de 30%, la cererea argumentata a contractorului, autoritatea contractantă poate decide să efectueze plata acelor echipamente și/sau materiale în contul tarifului și în limitele prevederilor contractuale, suplimentand avansul preliminar până la maximum 50% din tarif. Organizarea procedurii de selecție a furnizorilor pentru asemenea echipamente și/sau materiale revine integral contractorului.
Plata tarifului se eșalonează în raport cu stadiul de realizare a contractului de finanțare și se efectuează pe baza aprobării, de către autoritatea contractantă, a documentelor de monitorizare/evaluare. Eșalonarea și efectuarea plăților din tarif se vor face astfel încât, înainte de plată finala, sa nu depășească
80% din tarif, în cazul programelor/proiectelor cu o durată de până la 6 luni
90% din tarif, în cazul programelor/proiectelor cu o durată mai mare de 6 luni.
Avansul preliminar acordat se recuperează treptat, la fiecare termen de plată a sumelor cuvenite, conform stadiilor succesive de realizare a contractului de finanțare, astfel încât recuperarea sa integrală să fie efectuată înainte de plată finala.
Plata finala în contul tarifului se efectuează numai după aprobarea raportului final de activitate de către autoritatea contractantă.
Sumele aferente costurilor salariale și cele aferente deplasarilor, prevăzute în specificăția financiară, care este anexa la contractul de finanțare, se decontează la nivelul acceptat prin semnarea contractului.
Sumele prevăzute prin programul de lucru să fie plătite efectiv în cursul perioadei pentru care s-a elaborat programul, care urmează să fie finanțate din cap. I - Bugetul pentru proiecte/subproiecte și cap. III - Construcție instituțională, din specificăția financiară, care este anexa la contractul de finanțare, se vărsa contractorului de către autoritatea contractantă, în avans, la începutul perioadei în cauza.
Comunicările între autoritatea contractantă, pe de o parte, și ofertanți și contractori, pe de altă parte, se fac în scris, utilizând mijloace care permit evidenta transmiterii și primirii acestora. Dacă expeditorul solicita confirmarea de primire, el va indica aceasta în comunicarea lui și va solicita confirmarea de primire de fiecare data când exista un termen limita al comunicării. În toate cazurile, expeditorul va lua toate măsurile pentru asigurarea primirii comunicării.
Contractorii au obligația de a notifica autorității contractante asupra oricăror circumstanțe apărute pe parcursul implementarii programului/proiectului, care pun în pericol finalizarea acestuia, în termenul stabilit sau în limita sumelor alocate. În acest caz, părțile stabilesc prin act adițional la contractul de finanțare, în consultare cu M.C.T., măsurile care se impun, inclusiv încetarea contractului și recuperarea sumelor necheltuite.
Acordul, aprobarea sau avizul M.C
se da de către monitorul de program, atunci când autoritatea contractantă este alta decât M.C.T., și de către ministrul cercetării și tehnologiei, atunci când autoritatea contractantă este M.C.T.
Pentru faza experimentala din anul 1998, M.C.T., prin ordin al ministrului, poate reduce în mod corespunzător toate termenele prevăzute în prezentele norme metodologice.
Prezentele norme metodologice se pot aplica și pentru finanțarea, în condițiile art. 5 din Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii, a oricăror servicii și bunuri necesare M.C.T., cum sunt: servicii de consultanța și expertiza pentru realizarea de studii, analize, monitorizari, evaluări, precum și pentru activități similare ce țin de atribuțiile ministerului în domeniul sau de activitate, pentru evaluarea și controlul conducerii programelor/proiectelor sau a unor părți din acestea, organizarea de seminarii și mese rotunde, acțiuni promotionale, de imagine și diseminare de informații, traduceri și altele asemenea.
Modul de organizare și derulare a procedurilor de selectare a contractorilor se face potrivit Instrucțiunilor de finanțare și implementare, în sistem descentralizat, a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii, care se aproba prin ordin al ministrului cercetării și tehnologiei și se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
Anexa nr. 1
la normele metodologice ------------------------ GLOSAR * autoritatea contractantă - "parte într-un contract de finanțare, care, fie în baza legii, fie în baza unui alt contract de finanțare, legal încheiat, la care a avut calitatea de contractor, finanțează realizarea unui obiectiv, stabilind, în mod univoc, condițiile în care cealaltă parte va realiza contractul ce se încheie în acest scop" (Ordonată Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * avans preliminar - suma reprezentând maximum 30% din tarif și maximum 30% din suma destinată construcției instituționale, pe care autoritatea contractantă o poate acorda în avans, numai după încheierea contractului de finanțare, o singură dată, la cererea contractorului, în vederea inițierii programului/proiectului și elaborării planului strategic și a primului program de lucru; * bugetul proiectelor/subproiectelor - valoarea totală și, după caz, defalcata pe proiecte/subproiecte, a contractelor de finanțare subsidiare pe care conducătorul de program/proiect se angajează, prin contractul de finanțare principal, să le încheie pentru atribuirea conducerii respectivelor proiecte/subproiecte. Bugetul proiectelor/subproiectelor este prevăzut sub acest titlu în specificăția financiară a contractului de finanțare principal în care conducătorul de program/proiect are calitatea de contractor; * caracter de recurenta al unui contract - caracterul unui contract de a prevedea anumite drepturi și obligații, în funcție și subsecvent celor conținute în alt contract anterior încheiat ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * cheltuieli proprii ocazionate de derularea contractului - cheltuieli pentru expertiza, audit financiar, monitorizare, evaluare și altele asemenea, ocazionate de realizarea contractului de finanțare prin care conducătorul de program atribuie conducerea de proiect, prevăzute ca o cota-parte de 1% din valoarea contractului, aflată la dispoziția conducătorului de program; * comanda directă - procedura directa de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica sau al căror obiect cade sub incidența uneia dintre situațiile de procurare din sursa unica. Autoritatea contractantă se adresează, în mod direct, unui singur ofertant și îi atribuie contractul de finanțare, dacă ofertantul satisface cerințele sale la un preț rezonabil; * comitet de evaluare (comitet) - grup format din 5 sau 7 persoane, desemnate de autoritatea contractantă după criterii de competența, multidisciplinaritate, obiectivitate și imparțialitate, în vederea evaluării ofertelor în cadrul unei licitații sau al unor proceduri competitionale simplificate; * comparare de oferte - procedura competitionala simplificata de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica, al căror obiect este un bun sau un serviciu relativ omogen. Selectarea contractorului este efectuată prin compararea ofertelor depuse de cel puțin 3 potențiali contractori desemnați de autoritatea contractantă; * conducere de program/proiect - "activitatea de a controla un program/proiect prin monitorizarea performantelor și prin decizie, în baza unui plan predefinit" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * consultare informala - procedura competitionala simplificata de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mica, prin care selectarea contractorului este efectuată de către un comitet de evaluare a ofertelor depuse de 5-7 potențiali contractori desemnați de autoritatea contractantă. Selectarea contractorului se efectuează în urma evaluării globale a aspectelor atât de ordin tehnic, cat și financiar, comitetul de evaluare indicând numai oferta reținută, nu și ierarhia tuturor ofertelor; * contract de finanțare - "contractul încheiat în baza Ordonanței Guvernului nr. 8/1997 , în care una dintre părți, denumita autoritate contractantă, are dreptul și obligația de a impune în mod univoc celeilalte părți, denumita contractor, obiectivele pentru care se face finanțarea și condițiile în care se realizează aceasta finanțare. Contractul de finanțare poate avea o durată de mai mulți ani calendaristici" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare-cadru - contract de finanțare încheiat pe o durată de maximum 2 ani, în vederea procurării unor servicii și bunuri ce trebuie contractate periodic. În baza contractului de finanțare-cadru pot fi încheiate, pe durata acestuia, contracte de finanțare specifice; * contract de finanțare principal - "contractul de finanțare care sta la baza încheierii unui alt contract de finanțare și prin care se conferă contractorului competența de a se constitui autoritate contractantă pentru acest ultim contract" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare subsidiar - "contractul de finanțare încheiat de o autoritate contractantă, în baza obligațiilor pe care aceasta și le-a asumat, în calitate de contractor, printr-un contract de finanțare principal. Contractul de finanțare subsidiar nu poate conține, sub sancțiunea nulității, prevederi care contravin clauzelor contractului de finanțare principal" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contract de finanțare specific - contract de finanțare încheiat în vederea procurării unui serviciu sau a unui bun care face obiectul unui contract de finanțare-cadru; * contractor - "parte într-un contract de finanțare, care, acceptând finanțarea și condițiile asociate acesteia, stabilite de autoritatea contractantă, se obliga să asigure realizarea contractului" ( Ordonanța Guvernului nr. 59/1997 cu privire la finanțarea, în sistem descentralizat, în domeniul științei, tehnologiei și inovarii); * contractor titular - contractor asociat desemnat din rândul și de către contractorii asociați sa îi reprezinte în raporturile cu autoritatea contractantă, inclusiv să efectueze operațiunile de încasări și plati în numele contractorilor asociați. În cazul selectării contractorului prin procedura de licitație, contractorul titular este, de regula, potențialul contractor care a fost inclus în lista scurta a licitației în urma căreia a fost încheiat contractul; * contractori asociați - ofertanți asociați a căror oferta comuna/propunere de proiect comuna a fost acceptată și contractată de către autoritatea contractantă; * evaluare - analiza rezultatelor obținute în timpul și după implementarea programului/proiectului și indicarea unor acțiuni corective, acolo unde este cazul, în vederea obținerii rezultatelor și atingerii obiectivelor prevăzute prin instrumentele de planificare a programului/proiectului; * expert - "persoana fizica sau juridică având cunoștințe, pricepere și specializare într-un anumit domeniu" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * expresie de interes - notificarea interesului de a participa la o licitație, adresată autorității contractante, în forma stabilită de aceasta, fie de către un potențial contractor înscris în registrul central al potențialilor contractori al M.C.T., în urma invitării sale de către autoritatea contractantă, fie de către o altă persoană juridică sau fizica, în urma anunțului autorității contractante privind intenția de a lansa licitația, anunț care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează pe medii de informare specifice domeniului; * licitație - procedura competitionala de atribuire a contractelor de finanțare cu valoare relativ mare, prin care selectarea contractorului este efectuată de către un comitet de evaluare a ofertelor depuse de potentialii contractori preselectati de autoritatea contractantă în lista scurta. Selectarea contractorului se efectuează în urma ierarhizarii ofertelor, conform punctajelor obținute în cadrul celor două etape de evaluare: tehnica și financiară; * lista de rezerva - lista cuprinzând acele propuneri de proiecte care, în urma evaluării, clasificarii și aplicării criteriilor suplimentare de selecție stabilite prin pachetul de informații al programului ar putea fi finanțate, dacă unele propuneri de proiect din lista propunerilor de proiecte care se pot finanta nu pot fi contractate; * lista lungă - lista a potențialilor contractori, alcătuită de autoritatea contractantă în vederea stabilirii listei/listelor scurte de invitare la licitația/licitațiile organizată/e în cadrul și pe durata unui program/proiect. Lista lungă se alcătuiește prin colectarea expresiilor de interes formulate în baza anunțului/anunțurilor privind intenția de a lansa licitația/licitațiile, care se publică în presa scrisă de răspândire naționala și se difuzează prin medii de informare specifice domeniului; * lista propunerilor de proiecte care se pot finanta - lista cuprinzând acele propuneri de proiect care, în urma evaluării, clasificarii și aplicării criteriilor suplimentare stabilite prin pachetul de informații al programului pot fi finanțate de autoritatea contractantă în cadrul respectivului program; * lista scurta - lista potențialilor contractori selectați de autoritatea contractantă, pe baza consultării informațiilor din propria lista lungă și din registrul central al contractorilor al M.C.T., pentru a fi invitați să depună oferte în cadrul unei licitații. Lista scurta cuprinde un număr de potențiali contractori suficient de mare pentru a se asigura o competiție efectivă, dar suficient de mic pentru ca efectul de evaluare a celei mai bune oferte sa nu fie disproportionat de mare în raport cu valoarea contractului. * monitorizare - "activitatea de a urmări, a observa, a măsura și a verifica în mod sistematic, precum și de a concepe măsurile adecvate pentru a menține pe calea predefinita o operațiune, un proces sau altele asemenea" ( Ordonanța Guvernului nr. 8/1997 privind stimularea cercetării-dezvoltării și inovarii); * ofertant - potențial contractor care a depus o ofertă/propunere de proiect; * ofertanți asociați - potențiali contractori asociați care au depus o ofertă comuna/propunere de proiect comuna; * oferta - propunerea tehnica și propunerea financiară asociata acesteia, elaborate de către un potențial contractor, în baza inițiativei primite de acesta de la autoritatea contractantă pentru a participa la licitație sau la o procedură competitionala simplificata; * oferta comuna - oferta unica, elaborata în comun de mai mulți potențiali contractori asociați; * pachet de informații al programului - prezentare detaliată a scopului, obiectivelor, conținutului tematic, a calendarului acțiunilor, bugetelor alocat, precum și a modului de acces la un program, elaborat de către M.C.T. sau, după caz, de către alta autoritate contractantă având calitatea de conducător de program/proiect, în vederea selectării contractorilor (conducătorilor de proiecte) prin procedura de evaluare a propunerilor de proiecte; * panel de evaluatori - grup compus din minimum 3 experți, alcătuit de autoritatea contractantă după criteriul domeniilor de specialitate ale experților, în vederea evaluării uneia sau mai multor propuneri de proiecte; * plan anual - instrument de planificare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru durata unui an bugetar din derularea programului/proiectului, pe baza planului strategic și a sumelor alocate anual programului/proiectului; * planul strategic - principalul instrument de planificare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru întreaga durata a programului/proiectului, pe baza contractului de finanțare; * program de lucru - instrument de programe a implementarii unui program/proiect, pe baza căruia se fundamentează derularea finanțării, elaborat de conducătorul de program/proiect pentru durata unui trimestru/semestru din derularea programului/proiectului. Programul de lucru detaliază acțiunile necesare realizării obiectivelor din planul strategic; * propunere de proiect - solicitare de finanțare a unui proiect inițial de un potențial contractor, elaborata de către acesta în cadrul tematic și cu respectarea condițiilor indicate prin pachetul de informații al unui program, în scopul de a participa la o competiție de selectare a contractorilor, organizată în cadrul acelui program/proiect prin procedura de evaluare a propunerilor de proiecte; * propunere de proiect comuna - propunere de proiect unica, elaborata în comun de mai mulți potențiali contractori; * propunere financiară - document al ofertei, atasat la propunerea tehnica, prin care potențialul contractor/potentialii contractori asociați furnizează informațiile cerute prin dosarul licitației, în vederea evaluării financiare și completării specificatiei financiare; * propunere tehnica - document al ofertei, elaborat de potențialul contractor/potentialii contractori asociați, în deplina concordanta cu termenii de referința stabiliți de autoritatea contractantă și redactat conform modelelor de organizare și metoda, listei personalului (inclusiv curriculum vitae), prevăzute în dosarul licitației; * raport de consens - document elaborat de panelul de evaluatori, în faza evaluării în panel din cadrul etapelor de evaluare științifică/tehnica și de evaluare a managementului, a oportunității, a impactului și a costurilor propunerii de proiect, prin care se stabilesc notele și, după caz, comentariile în consens ale panelului, pe baza notelor acordate și a comentariilor consemnate anterior, în faza evaluării individuale, de către fiecare evaluator, pentru fiecare propunere de proiect și, în cadrul propunerii, pentru fiecare criteriu evaluat; * raport final de activitate - instrument de monitorizare a implementarii unui program/proiect, elaborat de conducătorul de program/proiect la încheierea implementarii programului/proiectului, pe baza comparării stadiului final obținut cu cel prevăzut prin instrumentele de planificare și programare; * Registrul central de potențiali contractori - registru de evidenta a potențialilor contractori, înființat și ținut la zi de către M.C.T. Registrul central de potențiali contractori se actualizează pe baza informațiilor furnizate de autoritățile contractante și poate fi consultat de acestea în vederea selectării contractorilor; * responsabil de panel - reprezentant al autorității contractante, desemnat de aceasta pentru un panel de evaluatori constituit. Responsabilul de panel răspunde de gestionarea documentelor de lucru ale panelului și asista, din punct de vedere procedural, evaluatorii, fără a influența opiniile și concluziile acestora; * rezerva - suma stabilită de către M.C.T. la nivel de program, care nu poate depăși 15% din bugetul programului și care poate fi utilizata de conducătorii de programe/proiecte numai cu aprobarea prealabilă a M.C.T.; * soluție alternativa - oferta suplimentară care se poate abate de la termenii de referința, în unul sau mai multe puncte, prezentată de către un potențial contractor în cadrul unei licitații; * subcontractor - persoana juridică sau fizica menționată într-un contract de finanțare, către care contractorul poate subcontracta o parte din acel contract, cu aprobarea autorității contractante. Subcontractorul trebuie să îndeplinească criteriile generale de eligibilitate, precum și criteriile specifice de eligibilitate pentru partea din contract care urmează sa îi fie subcontractata; * termeni de referința - document prin care se stabilesc cerințele ce trebuie respectate de potentialii contractori în elaborarea propunerii tehnice, elaborat de către sau prin grija autorității contractante, în vederea atribuirii contractului de finanțare prin licitație, proceduri competitionale simplificate sau prin comanda directă
Anexa nr. 2
la normele metodologice ----------------------- TABEL Instrumente de planificare, programare, monitorizare și evaluare a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare și de stimulare a inovarii Nivelul Activitatea/Tipul documentului Periodicitatea Ansamblul programelor Planificare și programare ▪ Plan național de cercetare-dezvoltare și inovare multianual ▪ Plan anual de cercetare-dezvoltare și inovare anual Monitorizare și evaluare ▪ Raport anual anual Programul/ proiectul Planificare și programare ▪ Plan strategic1) multianual ▪ Plan anual2) anual ▪ Program de lucru3) trimestrial/semestrial Monitorizare și evaluare ▪ Raport intermediar de activitate4) trimestrial/semestrial ▪ Raport intermediar de evaluare5) trimestrial/semestrial ▪ Raport anual de activitate4) anual ▪ Raport anual de evaluare5) anual ▪ Raport final de activitate4) la sfârșit de program/proiect ▪ Raport final de evaluare5) la sfârșit de program/proiect ▪ Raport independent de evaluare5) ocazional și la sfârșit de program/proiect 1) Planul strategic se elaborează de către conducătorul de program/proiect pentru întreaga durata a programului/proiectului și cuprinde: a) planul operational, prin care sunt descrise principalele activități necesare implementarii programului/proiectului, modul de implementare, termenele pentru atingerea obiectivelor propuse, termenele pentru elaborarea și prezentarea programelor de lucru; ... b) planificarea implementarii programului/proiectului, conținând eșalonarea în timp a principalelor activități și termenele prevăzute, inclusiv pentru anunțarea/organizarea de competitii/licitații; ... c) după caz, descrierea proiectelor/subproiectelor. ... 2) Planul anual se elaborează de către conducătorul de program/proiect pentru durata fiecărui an bugetar din derularea programului/proiectului, pe baza planului strategic și a sumelor alocate anual programului/proiectului. În cazul începerii și încheierii programului/proiectului în cursul unui singur an bugetar, planul strategic coincide cu planul anual. 3) Programul de lucru se elaborează de către conducătorul de program/proiect și detaliază acțiunile necesare realizării obiectivelor din planul strategic, punând accent pe termenele și fondurile necesare pentru realizarea acestora. Programul de lucru evidențiază stadiul realizării programului/proiectului și măsurile ce vor fi întreprinse în perioada pentru care este elaborat. De asemenea, acesta cuprinde o descriere amănunțită a cheltuielilor angajate și efectuate, precum și a cheltuielilor ce urmează a fi angajate și efectuate în perioada pentru care este elaborat. Programul de lucru constituie principalul document pe baza căruia se fundamentează și se aproba derularea finanțării. 4) Raportul de activitate se elaborează de către conducătorul de program/proiect, pe baza comparării stadiului efectiv al programului/proiectului cu stadiul prevăzut prin instrumentele de planificare și programare. În cazul în care conducătorul de program/proiect este autoritate contractantă, raportul de activitate se elaborează pe baza informațiilor conținute în rapoartele de activitate ale proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect, rapoarte, care, la rândul lor, se elaborează de către conducătorii de proiecte/subproiecte. Raportul de activitate descrie activitățile desfășurate în perioada de referința, evidențiază întârzierile și necorelarile apărute în derularea programului/proiectului și cauzele acestora, propune măsuri corective. 5) Raportul de evaluare se elaborează numai de către sau prin grija entitatii care are calitatea de autoritate contractantă în contractul de finanțare, încheiat pentru procurarea serviciilor de conducere de program/proiect. Raportul de evaluare a programului se elaborează de către monitorul de program, iar raportul de evaluare a proiectului se elaborează de către responsabilul de proiect. Raportul independent de evaluare se elaborează de către echipe de evaluatori externi programului/proiectului, alcătuite la solicitarea autorității contractante. Raportul de evaluare se elaborează pe baza comparării rezultatelor efective cu cele planificate, cu accent pe analiza eficacitatii și eficientei utilizării fondurilor. Raportul de evaluare a programului/proiectului se elaborează pe baza informațiilor conținute în rapoartele de activitate ale proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect. În cazul în care conducătorii acestor proiecte/subproiecte sunt, la rândul lor, autorități contractante, raportul de evaluare a programului/proiectului se elaborează și pe baza rapoartelor de evaluare a proiectelor/subproiectelor finanțate prin program/proiect.
Anexa nr. 3
la normele metodologice ------------------------ SPECIFICAȚIA FINANCIARĂ la contractul de finanțare nr. ... din ... 199 I. Bugetul pentru proiecte/subproiecte1), total: ... II. Tariful pentru conducerea de program/proiect2), total: ... , a) din care: - pentru servicii de asistență tehnică/consultanță necesare conducerii, inclusiv, după caz, științifice: ... ; b) din care: - defalcat pe destinații3): ... III. Construcție instituțională4), total: ... , din care: - defalcat pe destinații3): ... IV. Cheltuieli proprii, ocazionate de derularea contractului5): ... V. Rezervă6): ... VI. Deviz-cadru7), anexă la prezenta specificație financiară. -------------- 1) Se completează numai pentru proiectele/subproiectele pentru conducerea cărora contractorul urmează sa încheie contracte de finanțare subsidiare. Dacă aceste proiecte/subproiecte sunt de tipul definit la art. 1 lit. a) pct. (i) din prezentele norme metodologice, totalul se defalca pe proiecte/subproiecte, conform contractului de finanțare, planului strategic sau programelor de lucru aprobate. 2) În cazul contractelor de finanțare încheiate pentru procurarea serviciilor de conducere și execuție a unui proiect/subproiect situat pe ultimul nivel de detaliere a structurii programului, tariful este bugetul proiectului/subproiectului. 3) Destinatiile sunt cele prevăzute în tabelul nr. 1, care este anexa la normele metodologice aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 401/1997. În cazul construcției instituționale, destinatiile pot fi: cursuri și instruiri (poziția 5.1); calculatoare electronice, echipamente periferice (poziția 7.2); aparatura, birotica și mobilier (poziția 7.3); echipamente pentru cercetare-dezvoltare (poziția 7.1); imagine (pozițiile 4.1-4.5); manifestări (pozițiile 3.1-3.6); alte materiale de informare (poziția 2.4); altele (se specifică). 4) Autoritatea contractantă poate aproba, de la caz la caz, o sumă afectată unor nevoi proprii de construcție instituțională ale contractorului; această sumă nu se adauga tarifului, la compararea ofertelor financiare, cu ocazia atribuirii în sistem competitional a programelor/proiectelor. 5) Se completează numai conform Hotărârii Guvernului nr. 401/1997 și doar în cazul contractelor de finanțare subsidiare, încheiate de către diversi contractori cu o autoritate contractantă care, la rândul ei, este contractor în contractul de finanțare principal, încheiat numai cu M.C.T., din care rezultă necesitatea încheierii respectivelor contracte de finanțare subsidiare. Suma respectiva se regaseste în devizul-cadru la capitolul de deviz "I.2.3. Alte cheltuieli specifice programului". 6) Rezerva este maximum 15% din bugetul programului și poate fi utilizata de către autoritatea contractantă, numai cu aprobarea prealabilă a M.C.T. 7) Se completează conform tabelului nr. 2, care este anexa la normele metodologice aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 401/1997.