Ordinul nr. 157/2026 privind stabilirea sistemului de management și control la nivelul Ministerului Afacerilor Interne pentru gestionarea fondurilor alocate Programului afaceri interne și fondului pentru relații bilaterale aferent programului prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028

Prin prezentul ordin se stabilește sistemul de management și control la nivelul Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare MAI, în calitate de operator de program al Programului afaceri interne, finanțat prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, pentru ariile de program „criminalitate gravă și organizată”, „prevenire și pregătire în domeniul dezastrelor” și „azil, migrație și integrare”.

Sistemul de management și control definește competențele cu privire la asigurarea corectitudinii și regularității cheltuielilor declarate la nivelul Programului afaceri interne și, implicit, a fondului de relații bilaterale aferente programului, finanțate prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, denumite în continuare fondurile alocate Programului afaceri interne, precum și cu privire la identificarea și definirea funcțiilor îndeplinite de structurile competente în gestionarea acestor fonduri, activități privind punerea în aplicare a sarcinilor delegate, raportarea și monitorizarea neregulilor și de recuperare a sumelor plătite în mod justificat, în vederea asigurării existenței unei piste de audit adecvate.

Termenii și expresiile „acord de finanțare”, „acord de program”, „acord de parteneriat”, „autoritate de audit”, „autoritate de certificare și plată”, „avans”, „beneficiar”, „cheltuieli eligibile”, „cheltuieli neeligibile”, „cofinanțarea publică”, „cofinanțarea privată”, „contract de finanțare a proiectului”, „contribuție națională publică”, „comitetul mecanismului financiar”, „decizie/ordin de finanțare”, „grant”, „inițiative bilaterale”, „instituții publice”, „organism de interes public”, „Oficiul Mecanismului financiar”, „Ministerul Afacerilor Externe norvegian”, „notă conceptuală”, „operator de program”, „prefinanțare”, „promotor de proiect”, „partener de proiect”, „partener de program”, „raport financiar intermediar”, „regulamente de implementare a mecanismelor financiare SEE și norvegian 2021-2028”, „ghiduri”, „state donatoare”, „Punct național de contact” au înțelesurile prevăzute în Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2021-2028.

Termenul „neregulă” și expresia „creanțe bugetare rezultate din nereguli” au înțelesurile prevăzute în Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011.

Pentru scopul prezentului ordin, termenii și expresiile de mai jos au următoarele înțelesuri:

Se desemnează secretarul general al Ministerului Afacerilor Interne ca ROP.

Se desemnează Direcția fonduri externe nerambursabile din cadrul MAI ca OP.

Se desemnează Direcția generală financiară din cadrul MAI ca UP.

Se desemnează Inspectoratul General pentru Imigrări din subordinea MAI ca AD.

organizează activitățile de programare și evaluare a proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 și monitorizează implementarea acestora;

organizează procedurile de evaluare și selectare a proiectelor predefinite și semnează actele de finanțare, inclusiv propunerile de modificare a acestora, din punctul de vedere al calității proiectelor și contribuția acestora la obiectivele programului, elaborate în aplicarea prevederilor Regulamentului privind implementarea Mecanismului financiar norvegian 2021-2028, denumit în continuare Regulamentul, potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011;

elaborează, împreună cu AD, modalitatea de evaluare și selectare a proiectelor finanțate în cadrul apelurilor de proiecte, pe care o supune aprobării partenerilor de program în cadrul Comitetului de cooperare;

elaborează, după consultarea beneficiarilor și în cooperare cu partenerii de program din statul donator, organizațiile partenere internaționale și Oficiul Mecanismului Financiar, denumit în continuare OMF, nota conceptuală aferentă Programului afaceri interne, în care sunt definite domeniul de aplicare și rezultatele planificate și pe care o înaintează OMF, prin intermediul Punctului național de contact sau prin alte modalități comunicate de finanțator;

elaborează, după consultarea promotorilor, eventualele propuneri de revizuiri ale Acordului de program, le supune spre aprobare provizorie Punctului național de contact, le avizează la nivelul ROP și le înaintează, spre aprobare, OMF prin intermediul Punctului național de contact, după caz;

elaborează modelul actului de finanțare și inițiază contractarea proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, cu excepția celor finanțate prin intermediul apelurilor de proiecte;

elaborează modelul Acordului de delegare și inițiază semnarea acestuia cu AD;

se asigură de evitarea dublei finanțări/nesuprapunerea proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 cu alte instrumente financiare externe sau naționale, potrivit procedurilor proprii;

asigură coordonarea în vederea asigurării coerenței, complementarității și sinergiei priorităților Acordului de program cu alte instrumente financiare ale Uniunii Europene, ale Spațiului Economic European și naționale;

efectuează, individual sau împreună cu UP și/sau AD, controale administrative sistematice și controale la fața locului pentru proiectele finanțate, inclusiv în vederea verificării utilizării fondurilor alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 potrivit scopului și obiectivului finanțat, precum și în vederea asigurării sustenabilității de către beneficiarii proiectelor finanțate, conform Regulamentului, Acordului de program, prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011 și procedurilor proprii;

verifică administrativ și financiar și certifică respectarea conformității și regularității cheltuielilor efectuate la nivelul proiectelor predefinite, inclusiv a celor finanțate prin intermediul fondului pentru relații bilaterale, și aprobă cheltuielile eligibile efectuate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, asigurându-se că acestea sunt conforme cu prevederile Regulamentului, Acordului de program, actelor de finanțare, precum și cu legislația națională și a Uniunii Europene aplicabilă, inclusiv cu reglementările naționale privind achizițiile publice și ajutorul de stat;

verifică și aprobă cererile de plată depuse de promotorii proiectelor și pe cele întocmite de AD la nivelul apelurilor de proiecte prin acordarea vizei „Bun de plată”, le transmite către UP potrivit procedurilor proprii și solicită Autorității de certificare și plată sumele cuvenite, după caz;

efectuează operațiunile specifice angajării, lichidării și ordonanțării cheltuielilor și certifică documentele justificative în privința realității, regularității și legalității, în calitate de compartiment de specialitate, conform dispozițiilor Ordonanței Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

stabilește creditele de angajament și creditele bugetare necesare implementării proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, atât din asistența financiară externă nerambursabilă, cât și din cofinanțarea aferentă, în calitate de compartiment de specialitate;

asigură măsurile necesare și adecvate pentru prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor și organizează echipele de control pentru constatarea neregulilor și stabilirea creanțelor bugetare la nivelul proiectelor finanțate din fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, cu excepția celor finanțate de AD prin apeluri de proiecte, în calitate de autoritate cu competențe în gestionarea fondurilor europene, conform atribuțiilor stabilite prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011;

realizează raportări privind stadiul, progresul înregistrat și eventualele riscuri și nereguli identificate la nivelul Acordului de program și al proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne în cadrul Mecanismului financiar norvegian 2021-2028;

monitorizează îndeplinirea rezultatelor, indicatorilor și a eventualelor condiționalități ale Programului afaceri interne, astfel cum acestea au fost stabilite în cadrul Acordului de program;

stabilește și emite proceduri, ghiduri sau metodologii și instrucțiuni privind modul de realizare a activităților din responsabilitate și managementul financiar-bugetar al proiectelor, obligatorii pentru toți promotorii de proiecte și AD;

este punctul unic de contact în relația cu autoritățile naționale și externe și reprezintă MAI în cadrul reuniunilor, comitetelor, grupurilor de lucru sau organismelor cu rol în gestionarea fondurilor alocate prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

organizează și conduce Comitetul de cooperare, potrivit prevederilor Regulamentului;

asigură și desfășoară activități necesare îndeplinirii și respectării cerințelor de informare și comunicare a fondurilor alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

se asigură de îndeplinirea de către promotorii de proiecte a obligațiilor privind informarea și comunicarea în conformitate cu prevederile Regulamentului și le asigură acestora sprijin în vederea îndeplinirii cerințelor legate de informare și comunicare;

gestionează și este beneficiar al fondurilor alocate costurilor de management la nivelul Acordului de program;

gestionează, în comun cu partenerii de program care au calitatea de donatori sau separat, după caz, fondurile alocate pentru relații bilaterale la nivel de program și decide în consens cu aceștia asupra utilizării lor;

monitorizează și verifică activitatea AD;

organizează, în conformitate cu normele și practicile naționale în vigoare, consultări cu autoritățile și organismele implicate în implementarea Acordului de program și furnizează clarificări și sprijin promotorilor în elaborarea proiectelor finanțate prin fondurile alocate domeniului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

se asigură de accesul neîngrădit al Autorității de audit, Autorității de certificare și plată, Punctului național de contact sau al altor autorități naționale cu atribuții de verificare, control și audit, inclusiv al OMF și Ministerului Afacerilor Externe norvegian, sau al autorităților mandatate de aceștia, în limitele competențelor care le revin, la toate informațiile necesare privind gestionarea și implementarea Acordului de program și a proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 și se asigură că acestea primesc toate documentele și informațiile solicitate;

se asigură de păstrarea în bune condiții a tuturor documentelor, potrivit prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, respectiv ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

asigură managementul financiar-contabil și bugetar al fondurilor alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

asigură sumele necesare finanțării proiectelor implementate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, potrivit creditelor de angajament și creditelor bugetare stabilite la nivelul OP, atât din asistența financiară externă nerambursabilă, cât și din cofinanțarea aferentă;

gestionează sumele primite de la Autoritatea de certificare și plată, precum și eventualele sume de plătit acesteia și asigură cofinanțarea necesară finanțării proiectelor implementate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

deschide și utilizează conturi bancare și de trezorerie pentru derularea operațiunilor financiare dedicate exclusiv fondurilor alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

transferă sumele cuvenite promotorilor de proiecte și AD și comunică OP plățile efectuate la nivelul proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

organizează și ține evidența contabilă a angajamentelor bugetare și legale a proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 prin monitorizarea regulată a sumelor angajate și plăților efectuate de promotorii de proiecte și AD;

realizează reconcilierea contabilă cu privire la sumele transferate și cele restituite de promotorii de proiecte și AD pentru operațiunile gestionate în cadrul proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

asigură verificarea operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu din punctul de vedere al legalității, regularității și încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite;

avizează și/sau acordă viza de control financiar preventiv propriu la nivelul proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, pentru documentele specifice angajării și ordonanțării cheltuielilor privind proiectele finanțate, și completează documentele aferente cu informațiile din responsabilitatea compartimentului de contabilitate;

participă în echipele de control pentru constatarea neregulilor și stabilirea creanțelor bugetare organizate de OP la nivelul proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, cu excepția celor finanțate prin apelurile de proiecte organizate și gestionate de AD;

recuperează creanțele bugetare rezultate din nereguli aferente proiectelor finanțate, prin modalitățile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, în situațiile în care AD și promotorii proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 pot fi stabiliți ca debitori;

efectuează verificări pentru a se asigura că promotorii de proiecte și AD mențin fie un sistem contabil separat, fie o evidență contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile aferente proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028;

raportează, anual, dobânda aferentă sumelor reprezentând contribuția externă nerambursabilă, acumulată în conturile pentru operațiuni în euro, purtătoare de dobândă;

realizează raportări și sprijină OP în elaborarea situațiilor și raportărilor financiare, precum și a cererilor de plată transmise Autorității de certificare și plată, în baza cheltuielilor declarate și autorizate de OP;

avizează acordul de delegare încheiat de OP cu AD;

emite proceduri, ghiduri sau metodologii și instrucțiuni privind modul de realizare a activităților din responsabilitate și managementul financiar-bugetar al proiectelor, obligatorii pentru toți promotorii de proiecte și AD, cu avizul OP;

se asigură de păstrarea în bune condiții a tuturor documentelor, potrivit prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și/sau ale Legii nr. 135/2007, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

asigură accesul neîngrădit al Autorității de audit, Autorității de certificare și plată, Punctului național de contact, autorităților naționale cu atribuții de verificare, control și audit, inclusiv al OMF și Ministerului Afacerilor Externe norvegian, sau al autorităților mandatate de aceștia, în limitele competențelor care le revin, în cazul în care acestea efectuează verificări/controale/audit la fața locului și solicită declarații, documente, informații.

organizează și publică anunțurile privind apelurile de proiecte, organizează și asigură publicitatea ulterioară, selectarea și atribuirea proiectelor;

elaborează modelul de contract și semnează actele de finanțare a proiectelor atribuite;

elaborează un sistem de management și control propriu care să cuprindă inclusiv proceduri de evaluare și selecție a apelurilor de proiecte, de verificare și autorizare a cheltuielilor efectuate de beneficiarii proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte, de stabilire și recuperare a neregulilor, pe care îl supune avizării OP, respectiv UP, după caz;

verifică administrativ și financiar, autorizează și certifică respectarea conformității și regularității cheltuielilor efectuate și solicită OP aprobarea cheltuielilor cuvenite beneficiarilor proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte și transferul fondurilor aferente;

elaborează cereri de plată prin care solicită aprobarea OP pentru transferarea sumelor aferente beneficiarilor proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte atribuite sau care urmează să fie atribuite;

transferă sumele cuvenite beneficiarilor proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte, în baza cererilor de plată depuse și aprobate conform prevederilor actului de finanțare;

deschide și utilizează conturi bancare și de trezorerie pentru derularea operațiunilor financiare aferente apelurilor de proiecte;

asigură managementul financiar-contabil și bugetar și organizează evidența contabilă a angajamentelor bugetare și legale aferente apelurilor de proiecte și proiectelor finanțate prin acestea;

monitorizează proiectele finanțate prin apeluri și verifică dacă cheltuielile declarate de beneficiarii acestor proiecte au fost suportate efectiv și dacă sunt în conformitate cu prevederile actelor de finanțare, ale Regulamentului și cu legislația națională aplicabilă;

se asigură de îndeplinirea obligațiilor privind informarea și comunicarea, în conformitate cu prevederile Regulamentului, pentru proiectele finanțate prin apeluri de proiecte;

efectuează controale la fața locului la nivelul beneficiarilor proiectelor finanțate prin apeluri, conform prevederilor actelor de finanțare, ale Regulamentului și legislației naționale aplicabile;

asigură activitatea de prevenire, constatare și sancționare a neregulilor, inclusiv recuperarea creanțelor bugetare rezultate din nereguli în cadrul proiectelor finanțate prin apeluri, prin modalitățile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011;

organizează și ține evidența contabilă a angajamentelor bugetare și legale a proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte prin monitorizarea regulată a sumelor angajate și plăților efectuate de beneficiarii proiectelor finanțate;

realizează reconcilierea contabilă cu privire la sumele transferate și cele restituite de beneficiari pentru operațiunile gestionate în cadrul proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte;

asigură verificarea operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu din punctul de vedere al legalității, regularității și încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite la nivelul proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte;

avizează și/sau acordă viza de control financiar preventiv propriu la nivelul proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte, pentru documentele specifice angajării și ordonanțării cheltuielilor privind aceste proiecte;

realizează raportări, inclusiv financiare, privind stadiul, progresul înregistrat și eventualele riscuri și nereguli identificate la nivelul proiectelor finanțate prin apeluri de proiecte, pe care le transmite OP;

transmite și/sau pune la dispoziția celorlalte autorități competente toate informațiile și documentele solicitate privind îndeplinirea atribuțiilor ce i-au fost delegate;

aprobă documentele întocmite de beneficiari privind comunicarea și vizibilitatea proiectelor finanțate în cadrul apelurilor de proiecte prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028, se asigură și monitorizează îndeplinirea măsurilor legate de vizibilitate de către aceștia;

se asigură de păstrarea în bune condiții a tuturor documentelor, potrivit prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și/sau ale Legii nr. 135/2007, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

asigură accesul neîngrădit al OP, respectiv al UP, după caz, al Autorității de audit, Autorității de certificare și plată, Punctului național de contact, al autorităților naționale cu atribuții de verificare, control și audit, inclusiv al OMF și Ministerului Afacerilor Externe norvegian, sau al autorităților mandatate de aceștia, în limitele competențelor care le revin, în cazul în care acestea efectuează verificări/controale/audit la fața locului și solicită declarații, documente, informații;

solicită finanțare OP și este beneficiar al fondurilor alocate costurilor de management la nivelul Acordului de program;

emite ghiduri sau metodologii și instrucțiuni privind modul de realizare a activităților din responsabilitate, obligatorii pentru beneficiarii apelurilor de proiecte, cu avizul prealabil al OP, respectiv al UP, după caz;

se asigură de evitarea dublei finanțări/nesuprapunerea proiectelor finanțate prin fondurile alocate Programului afaceri interne prin Mecanismul financiar norvegian 2021-2028 cu alte instrumente financiare externe sau naționale, potrivit procedurilor proprii;

semnează Acordul de delegare înaintat de către OP.