HOTĂRÂRE nr. 51 din 16 ianuarie 2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor și/sau deținătorilor de documente, persoane juridice, care s-au desființat

Prin creator de documente cu valoare practica, în înțelesul prezentei hotărâri, se înțelege orice angajator, persoana juridică, indiferent de forma de proprietate și capitalul social, care, conform Legii nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările și completările ulterioare, are obligația să depună lunar Declarația privind evidenta nominală a asiguraților și a obligațiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat.

Dovada desființării angajatorului cade în sarcina acestuia și se face cunoscută casei teritoriale de pensii prin orice document prevăzut de lege în acest sens.

Documentele cu valoare practica, referitoare la stagiile de cotizare realizate de asigurații sistemului public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale ale creatorilor de documente care, în condițiile legii, se desființează, se preiau de casele teritoriale de pensii în raza cărora și-au avut sediul aceștia.

Documentele ce urmează a fi preluate de casele teritoriale de pensii sunt statele de plată a salariilor și centralizatoarele acestora, corespunzătoare întregii perioade de activitate a angajatorului, precum și documentele care atesta încadrarea locurilor de muncă în grupa I sau II de muncă, respectiv condiții speciale sau deosebite de muncă.

Predarea documentelor ce fac obiectul prezentei hotărâri se face de reprezentantul/reprezentanții angajatorului desființat, în baza unui act prin care se dovedește calitatea acestuia.

Preluarea documentelor se face de către o comisie a casei teritoriale de pensii, formată dintr-un președinte și 2 membri, înființată prin decizie a directorului general.

Predarea-primirea documentelor se face pe bază de inventar și proces-verbal, întocmite conform anexelor nr. 1 și 2.

Evidenta intrărilor de documente cu valoare practica, la casele teritoriale de pensii, se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 3.

Documentele ce se predau se grupează în dosare de către predator, cronologic, pe luni și ani. Dosarele vor fi legate, iar pe coperta fiecăruia se vor înscrie în clar denumirea angajatorului care s-a desființat, elementele de identificare a acestuia, precum și perioada căreia îi corespund documentele predate.

În situația în care din perioada de activitate a angajatorului lipsesc documente corespunzătoare unor luni/ani, se va menționa aceasta în procesul-verbal de predare-primire.

De la data procesului-verbal de predare-primire documentele preluate reprezintă baza proprie de date a casei teritoriale de pensii în posesia căreia au intrat.

În baza documentelor preluate, la cererea persoanelor interesate sau la cererea unor instituții abilitate, casele teritoriale de pensii pot elibera în condițiile legii copii, adeverinte și certificate, contra cost, care se vizează, pentru conformitate, de persoana desemnată de conducerile acestora.

În vederea gestionării documentelor ce urmează a fi preluate de către casele teritoriale de pensii, conducerile acestora vor desemna persoanele responsabile cu problemele de arhiva, denumite arhivari.

În cazul desființării, în condițiile legii, a creatorului de documente, persoana juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un altul, spațiile destinate păstrării și conservării documentelor cu valoare practica pot fi puse la dispoziție casei de pensii primitoare, pe baza unui protocol încheiat între deținătorul legal al spațiului și conducătorul casei de pensii.

Tarifele ce se încasează pentru eliberarea copiilor, certificatelor sau extraselor, precum și procedura eliberării se stabilesc prin decizie a președintelui Casei Naționale de Pensii și Alte Drepturi de Asigurări Sociale.

Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezenta hotărâre.

INVENTARUL PE ANUL ... pentru documentele care se predau Casei Județene de Pensii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (denumirea creatorului) Nr. crt. Indicativul documentului conform nomenclatorului Conținutul pe scurt al dosarului, registrului Datele extreme Numărul filelor Observații Prezentul inventar format din . . . . . . file conține . . . . . dosare, registre etc. La preluare au lipsit dosarele de la nr. . . . . . . . . . . . . . . . . . Astăzi, . . . . . . . . . . . . . . . . . . , s-au preluat . . . . . . . dosare. Am predat Am primit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . (denumirea creatorului) PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor, încheiat astăzi . . . . . . . . . . . Subsemnații, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , delegați ai creatorului de documente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , cu sediul în . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , codul fiscal . . . . . . . . . . . . . . , desființată (lichidată) conform . . . . . . . . . . . . . . . . . . , și comisia Casei Județene de Pensii . . . . . . . . . . . . . . , formată în baza Deciziei directorului general nr. . . . . din . . . . . . . . . . , am procedat primul la predarea și al doilea la preluarea documentelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., create în perioada . . . . . . . . . . . . . . . . de către societatea menționată, în cantitate de . . . . . . . . . . . dosare. Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând . . . . . . . . . . pagini, conform dispozițiilor legale. La predare-primire s-a constatat lipsa documentelor aferente perioadei . . . . . . . . . . . . . . (an/lună) Am predat . . . . . . . . . . . . . . Am primit . . . . . . . . . . . . . .

ELEMENTELE pe care trebuie să le cuprindă registrul privind evidenta intrărilor de documente la casele teritoriale de pensii 1. Număr curent 2. Data 3. Data intrării 4. Numărul procesului-verbal de predare-primire 5. Data procesului-verbal de predare-primire 6. Denumirea predatorului de documente 7. Date de identificare a predatorului (codul fiscal, adresa sediului) 8. Forma de proprietate a societății desființate 9. Conținutul/felul documentelor 10. Perioada corespunzătoare documentelor predate (date extreme); 11. Număr dosare/file; 12. Persoanele care au fost împuternicite cu predarea-primirea documentelor 13. Observații